Механизация обработки экономической информации

С середины 50-х годов механизация учета получает мощный толчок. Главным идеологом машинной бухгалтерии стал Василий Иванович Исаков (1913—1986). Он формирует таблично-перфокарточную форму счетоводства, создает учение о комплексной механизации и автоматизации учета, издает бесконечное множество монографий, статей, учебников, подготавливает огромное число учеников и последователей.

Со временем благодаря стремительному развитию вычислительной техники положения таблично-перфорационной формы трансформировались и породили целую серию разнообразных машинно-ориентированных форм счетоводства. Учение о комплексной механизации и автоматизации учета долго находилось в центре своеобразных, не лишенных схоластического налета, дискуссий о том, что такое комплексная механизация, что такое полная механизация, чем первая отличается от второй. Однако очень скоро распространение электронной вычислительной техники привело к возникновению новых понятий: автоматизированная система управления (АСУ) и автоматизированное рабочее место (АРМ). АСУ стимулировало тенденцию к централизации учета, АРМ — к децентрализации.

Благодаря Исакову и его последователям в будни почти каждого бухгалтера вошли такие проблемы, как унификация и стандартизация первичных документов, проектирование машинных сводок — учетных регистров, создание классификаторов учетных номенклатур, разработка систем кодирования группировочных признаков, формирование единой унифицированной шифровки товарно-материальных ценностей и т. п.

Конечно, было бы ошибкой приписывать одному человеку все, что сделано в машинном учете, но все, что так или иначе связано с использованием вычислительной техники в нашей стране, несет на себе печать трудов Исакова и его учеников.

Когда Исаков начал свою активную работу (начало 50-х годов), в распоряжении бухгалтеров были две группы машин: с ручным и автоматическим вводом исходных данных или счетно-клавишные и счетно-перфорационные (аналитические, как их долго называли, хотя никакого анализа эти машины не выполняли).

аналитического и синтетического учета. Однако успешность зависела от готовности бухгалтеров перестроить методику сложившейся работы. Если в условиях ручного труда на каждое материально ответственное лицо бухгалтерия открывала отдельный лицевой счет, как правило, отдельную карточку, то заполнять такие карточки на машине было неэффективно. Во-первых, оператор должен был все время вставлять в валик машины все новые и новые карточки, делая в каждой только по одной записи. Во-вторых, терялось основное преимущество этих машин — совмещение печати и подсчета, так как по окончании месяца разноска по карточкам была выполнена, а итоги отсутствовали. Эксплуатационные возможности этих машин требовали перехода от систематической регистрации (по материально ответственным лицам) к хронологической (по дням представления первичных документов).

Ведомость за последний день содержала автоматически полученный итог за весь отчетный период. При этом остатки, по которым должны отчитываться материально ответственные лица, сохранялись на любой момент, однако обороты в разрезе материально ответственных лиц в течение отчетного периода могли быть получены только выборочным путем. И здесь мы убеждаемся, что достичь чего-либо можно только в ущерб чему-то. Во всяком случае только применение хронологического принципа регистрации делало эффективной работу машин на данном участке.

Фактурные машины широко использовались для выписки первичных документов: накладных, счетов-фактур и т. п. Часто выписку первичного документа совмещали с подкладыванием карточки складского аналитического учета, добиваясь тождества между записью в документе и карточке, а также выведения текущего остатка по каждому наименованию ценностей. Однако это резко замедляло процесс обработки данных на машинах. Тем не менее счетно-клавишные машины получили широкое распространение.

Сложнее было со счетно-перфорационными машинами: перфокарта в большинстве случаев нужна для одного прогона (регистрация факта хозяйственной жизни); ошибки в записях недопустимы, поэтому роль контроля перфорации возрастает до огромных масштабов. Контроль «съедает» учет. Только на двух участках счетно-перфорационные машины как-то оправдывали себя: при начислении заработной платы, когда по одному табельному номеру выписывалось множество нарядов; при калькуляции, когда уже готовые перфокарты по нарядам можно было использовать для исчисления себестоимости. Широкое применение эти машины нашли в учете материалов — составление сальдовых и оборотных ведомостей. На отдельных предприятиях в рекламных целях составляли на них баланс.

Практическая эксплуатация машин привела и к возникновению организационных проблем: кто и где должен использовать машины. В частности,

возникал вопрос: раздать ли, например, клавишные машины бухгалтерам или сосредоточить в специально организованном бюро МСБ; по перфорационным машинам возможно организовать перфорацию в местах формирования первичных документов и отвозить на машиносчетные станции (МСС) только перфокарты или документы, не разрывая цепи машинной обработки данных.

Положение резко изменилось в связи с появлением электронных вычислительных машин. Возник миф об их чудодейственных свойствах: они могут выполнять самые трудные логические операции, сочинять музыку и стихи и т. п. Отсюда делался вывод: учет для такой техники — не проблема.

В дальнейшем последовало разочарование. Потребовалось множество работников на обслуживание машин, бухгалтерам к их прежней работе прибавились новые заботы: надо было вводить дополнительные данные для других служб предприятия (плановый, коммерческий отделы и т. п.), кодировать собственные документы, проверять машинограммы, возвращать исправленные документы, вновь проверять и т. д. И при всем при том благодаря машинам зарплата бухгалтеров не росла, но зато к обычным ошибкам прибавились компьютерные.

Все это не только не облегчило применение вычислительной техники, но и вызвало крайне негативное отношение к ней. Возник глубокий кризис в ее использовании. Мифологизация достоинств вычислительной техники, навязывание ее сверху, отсутствие у бухгалтера желания изучить и взвесить все достоинства и недостатки машин приводят к тому, что их использование действительно не дает никаких видимых результатов. Но еще остается надежда на изменение бухгалтерского мышления. Опыт механизации учета накоплен огромный, но в нем мало находок и много ошибок. Однако самое печальное то, что из опьгга не было сделано выводов, никто не пытался выделить основополагающие принципы, лежащие в основе рациональной организации учета в условиях его механизации. Их понимание позволит главному бухгалтеру (прежде всего ему) и проектировщику — постановщику задач находить и принимать обоснованные решения из множества теоретически и практически возможных вариантов, каждый из которых прошел уже историческую апробацию. Гибкость. Суть этого принципа сводится к возможности эксплуатировать ЭВМ как в режиме персонального компьютера, так и в операторном варианте, т. е. постановка задач и программное обеспечение должны предусматривать работу в обоих режимах.

процессе. Проектировщик (постановщик задачи) должен заранее предусмотреть все возможные реакции (управленческие решения) администратора. И если удается заранее все сделать правильно и убедительно, то в этом случае достигается главное — автоматизация процесса управления. В этом случае информационные сообщения должны отличаться знаковой минимальностью, как правило, одно сообщение должно включать не более семи показателей. Каждый показатель, каждый знак в показателе, которые непонятны или просто не нужны для принятия тех или иных решений, должны быть изъяты из системы обработки данных. Комация предполагает четкую адекватность объема прав объему обязательств. Практически это означает, что в условиях использования современной вычислительной техники необходимо непременно создавать параллельные информационные потоки, которые, взаимно контролируя друг друга, обеспечивают юридическую достоверность учетных данных. Принцип коллации направлен против широко распространенного принципа инверсии, суть которого сводится к тому, что в запоминающем устройстве ЭВМ фиксируется только информация об отпускаемых, списываемых ценностях и эти же сведения используются автоматически для фиксации поступления, оприходования этих же ценностей на других лиц. В этом случае достигается безусловное тождество данных; однако, оно обеспечено механическими средствами.

/> первичных данных, вводимых в машину, замену регистрации исчислением. Огмантация предполагает, что объем результатной информации должен превышать объем исходных данных. Чем больше этот информационный прирост, т. е. чем выше значение коэффициента огмантации, тем лучше, тем эффективнее разработана система. Прирост обеспечивается за счет ис пользования данных, вводимых в запоминающее устройство ЭВМ. П ри традиционной работе объем вводимой информации больше выводимого объема, так как запоминающие устройства загружаются све дениями «на всякий случай» (так называемый эффект Беликова) — «как бы чего не вышло». Пирамида. При организации информационных массивов проектировщики обычно утверждают и всячески проводят принцип, согласно которому чем выше уровень управления, тем меньше информации о нижних уровнях, т. е. формируется информационная пирамида. На самом деле это правильно только в отдельных случаях. Возможны ситуации, когда на центральный компьютер завода поступают данные из цехов, но по этим данным машина рассчитывает множество показателей, которые с достаточной репрезентативностью и убедительностью показывают положение дел в цехах. Таким образом, благодаря вычислительной технике директор завода будет знать о положении в цехе больше, чем знает начальник цеха. Инвариантность. Любая постановка задачи, каждая хорошо составленная программа должны решать не частную задачу, а описывать какие-то стандартные процедуры и предусматривать такое положение, при котором каждая конкретная задача будет рассматриваться как частный случай более общей задачи, составленной проектировщиком. Так формируется общий инвариантный алгоритм. Его достоинство в том,что он реализует любую частную задачу. Однако тут есть опасность резкого усложнения программы обработки. Поэтому при формировании инварианта следует обращать внимание прежде всего на массовые операции и стандартные процедуры. И тут вступает в силу следующий принцип. Главное звено. С точки зрения технологии машинной обработки дан ных необходимо четко разграничить массовые и немассовые операции. На стадии проектирования это легче всего выполнить путем анализа записей в журналах- ордерах в разрезе корреспондирующих счетов. Прежде чем принимать какие- либо решения, проектировщик должен собрать статистику о типах хозяйственных операций и об их частоте. Только после этого следует разделить весь информационный массив на массовые и немассовые операции. Алгоритм должен быть ориентирован на первый, но предусматривать обработку и второго. Последнее достигается двумя способами: или редко встречающиеся (нетипичные) операции «укладываются» в стандартную программу, в инвариант, или такие операции вообще изымаются из общего цикла машинной обработки данных и в дальнейшем подвергаются индивидуальной доработке*. Общая схема под хода к

Самая большая ошибка проектировщиков сводится именно к тому, что они хотят охватить непременно все встречающиеся на практике типы операций. Это резко осложняет алгоритм, делает негибкой программу, усложняет кодирование документов и, что самое печальное, подчиняет весь цикл обработки данных не стандартным, массовым простым процедурам, а, напротив, редким и исключительным.

выделению главного звена может быть проиллюстрирована следующим примером. Имеется ряд объектов, каждый из которых включает общее массовое (а) и частное немассовое (б), т. е.

аб j + аб2 + ... + аб. + ... + аби.              (1)

В результате выделения главного звена возникает положение

а(б, + б2 + ... + б, + ... + 6J.              (2)

В этом случае а — имманентно всем операциям, носит массовый характер, а каждое б, которое не подводится под общие массовые и стандартные процедуры, реализуются на практике своими, только им присущими средствами. Конечно, возможно построить универсальный алгоритм, который позволит реализовать весь случай (1), т. е. работающий для варианта а, б, как в жизни, ибо практика может и не знать случая а в чистом виде, но при таком подходе сложность алгоритма становится очевидной. Перманентность (корректировка) возникающих ошибок предполагает, что учетный регистр на машине не исправляется, а сохраняется в первоначальном виде. Все ошибки, которые возникают при последующей работе с регистром, или а) исправляются бухгалтером от руки прямо в самом регистре, или б) фиксируются бухгалтером в отдельном журнале исправления ошибок. В этом случае в течение всего учетного цикла (как правило, месяца) данные, зафиксированные в запоминающем устройстве ЭВМ, не исправляют. По окончании месяца бухгалтер получает по каждому участку работы два регистра — сплошной, основной регистр, однако включающий ошибочные записи и заведомо неверный итог, и корректировочный, содержащий исправления. Такое решение резко облегчает работу по эксплуатации ЭВМ. Отпадает необходимость в составлении корректировочных программ, предусматривающих внесение новых исправленных данных в запоминающее устройство ЭВМ. Кроме того, в этом случае остается «след», четко показывающий все исправления, принимаемые и вносимые в учет бухгалтером. Последнее особенно важно. Благодаря двум названным регистрам главный бухгалтер четко знает истинный итог и при этом, что очень важно, теряет возможность непосредственно исправлять первоначальную запись.

Все изложенное, несмотря на явную очевидность, с трудом пробивается в жизнь. Главная причина связана с психологическими привычками счетных работников. И когда они будут преодолены, начнется новая эпоха бухгалтерского учета.

Ее симптомы предопределены распространением информационных технологий и теории информации, то, что в США связывают с работами Сортера и его школы. В этом случае в основе учета следует широко использовать именно теорию информации.

Об этом очень хорошо писал Теребуха (ПНР), а у нас Нарибаев. Последний, развивая этот тезис, вводит в теорию учета новое фундаментальное понятие,

заимствованное из теории связи: коммуникация. Поскольку коммуникация при ее практической реализации приобретает три аспекта: психологический, информационный и организационный, динамическими системами в учете выступают места регистрации, обработки, накапливания и выдачи данных. Теория коммуникации должна обогатить учет такими понятиями, как помехоустойчивость, каналы связи и их пропускная способность, кодирование и декодирование [Нарибаев, 1983, с. 121]. Давая бухгалтерскую трактовку коммуникации, Нарибаев конструирует специальную модель коммуникационного процесса в учете [там же, с. 88]. Информация, интерпретированная в учете, выступает как своеобразный язык хозяйственного процесса. Нарибаев определяет язык как «систему знаков, сигналов или кодов, которая на основе определенных правил заменяет одно значение другим» [там же, с. 86]. Этот язык в бухгалтерском варианте состоит из определенных сообщений, передаваемых в форме «учетных фраз» (Б.В. Алахов). Каждая фраза должна передавать информацию о каком-либо факте хозяйственной жизни. Нарибаев предпочитает говорить об учетных событиях, определяя их как «хозяйственные процессы и явления на предприятиях или за их пределами, которые имеют определенное значение для принятия управленческого решения» [там же, с. 39]. Учетные события заменяются учетными фразами «и отсюда, — продолжает Нарибаев, — вполне закономерен вопрос о представлении предмета учета посредством обобщенной системы учетной информации» [там же, с. 42]. Ее эффективное функционирование позволит не только, ликвидировав избыточную информацию, осуществлять управление по отклонениям, но и по причинам их возникновения (А.Д. Карбышев). И, что самое важное, концепция коммуникации дает возможность использовать стандартный набор управленческих решений в повседневной практике хозяйственной жизни.

Однако, предпринимая каждый шаг в деле информатизации учета, необходимо всегда помнить замечательные слова адмирала А.С. Шишкова (1754—1841): «Лучше терпеливая опытность, нежели неопытная опрометчивость».