2.4. Документирование страховых операций

Проведение страховых операций требует большого объема работы с документами. Единственным подходом, обеспечивающим эффективное ведение страхового дела, является построение хорошо организованной системы документооборота и максимальной автоматизации всех этапов работы с документами.

Процесс отражения совершаемых организацией операций в первичных документах принято называть документированием хозяйственных операций. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться первичными учетными документами (ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

Документооборот представляет собой процесс создания (получения), принятия к учету, обработки и передачи в архив первичных учетных документов. Последствия отсутствия надлежаще организованной системы документооборота:

- неоперативное поступление информации;

- отсутствие определенного маршрута документа;

- увеличение сроков прохождения документа;

- необоснованное скопление документов на отдельных этапах;

- увеличение утерь документов;

- низкая исполнительская дисциплина, отсутствие ответственности;

- отсутствие контроля исполнения документа.

В настоящее время значение процедур документирования усиливается в связи с налоговым законодательством, где установлен принцип обоснованности и документального подтверждения для целей налогообложения проводимых организацией хозяйственных операций. В соответствии с гл. 25 НК РФ налогоплательщик может относить любые затраты в уменьшение налогооблагаемой прибыли при одновременном соблюдении следующих условий.

Затраты должны быть:

- произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

- экономически обоснованы;

- документально подтверждены.

Каждый документ в бухгалтерском учете проходит свой маршрут, однако для всех документов существуют следующие этапы документооборота:

- составление первичного учетного документа в соответствии с установленными требованиями;

- передача документа в бухгалтерию;

- проверка и обработка принятых документов;

- составление по документам учетных регистров;

- сдача документа в архив.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции или после ее окончания и принимается к учету, если он составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие альбомы разработаны Госкомстатом России (см. Приложение 3). В соответствии с п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета в форме первичных документов в зависимости от характера операций, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки учетной информации могут быть включены дополнительные реквизиты.

Страховые организации применяют типовые формы первичных документов по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации и т.п.

Страховые организации при расчете с населением для учета наличных средств используют квитанцию на получение страхового взноса по установленной форме N А-7. Применение этой квитанции регламентируется Письмом Росстрахнадзора от 23 февраля 1994 г. N 16-37, утвердившим форму квитанции на получение страхового взноса в качестве документа - бланка строгой отчетности (БСО).

При проведении обязательного страхования ответственности владельцев транспортных средств (ОСАГО) страховщики используют такие бланки строгой отчетности, как страховые полисы и специальные знаки государственного образца (стикеры).

В настоящее время нормативные акты, определяющие документооборот учета, хранения и уничтожения БСО, отсутствуют. Наиболее общие требования к БСО приведены в Письмах Минфина России от 23 августа 2001 г. N 16-00-24/70 и от 5 августа 2003 г. N 16-00-12/29, а также в Письме МНС России от 15 апреля 2002 г. N АС-6-06/476.

Для обеспечения учета БСО необходимо предусмотреть следующее:

- установить перечень БСО;

- назначить ответственных лиц по хранению и использованию БСО;

- вести учет поступления и движения данных бланков в журналах учета, которые должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены сургучной печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера;

- производить выдачу бланков материально-ответственным лицам по накладной или под роспись в журнале учета;

- производить списание использованных (испорченных) бланков с подотчета материально-ответственных лиц по акту.

Организация может использовать не только унифицированные формы документов. В случае оформления хозяйственных операций документами, формы которых не предусмотрены в альбомах унифицированных форм, организация разрабатывает их самостоятельно и утверждает. При этом документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

В страховой деятельности к числу первичных документов, не предусмотренных альбомом унифицированных форм первичной документации, относятся формы договоров страхования (сострахования), перестрахования, ряд документов, связанных с ведением договоров перестрахования и зачетных операций по ним (бордеро премий, бордеро убытков), заявление о наступлении страхового случая, акт независимого оценщика, страховой акт и пр. Страховая организация должна определить необходимый и достаточный перечень документов, которые разрабатываются самостоятельно, с приложением этих форм к учетной политике. При этом особое внимание уделяется вопросам документального оформления страховых выплат. Документами, подтверждающими возникновение обязательства страховой организации по осуществлению страховой выплаты, в соответствии с Методическими рекомендациями по применению главы 25 НК РФ, утвержденными Приказом МНС России от 20 декабря 2002 г. N БГ-3-02/729, являются:

- двусторонний акт о наступлении страхового случая, подписываемый со страхователем;

- двусторонний акт о наступлении страхового случая, подписываемый с медицинским учреждением или другим лицом, оказывающим услуги по предмету договора;

- страховой акт, подписываемый только страховой организацией;

- решение страховой организации о страховой выплате;

- любые другие документы, содержащие согласие (акцепт) страховщика произвести страховую выплату и удовлетворяющие требованиям, предъявляемым к первичным документам.

Формы первичных учетных документов, утвержденные организацией, приводятся в приложении к учетной политике. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером (п. 3 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете). Целесообразно перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, представить в учетной политике организации в качестве приложения.

Информация, содержащаяся в первичных документах, накапливается и систематизируется в учетных регистрах - в регистрах аналитического и синтетического учета. При составлении учетных регистров рекомендуется вести учет в учетных регистрах в соответствии с установленной в организации формой ведения бухгалтерского учета.

Страховые организации, как отмечалось, применяют журнально-ордерную форму с использованием компьютерной технологии обработки учетной информации.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности ведутся регистры бухгалтерского учета (в электронном виде и в виде машинограмм):

1. Главная книга.

2. Журналы-ордера:

2.1. журнал-ордер по счету 50 "Касса",

2.2. журнал-ордер по счету 51 "Расчетный счет",

2.3. журнал-ордер по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами",

2.4. журнал-ордер по счету 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда",

2.5. журнал-ордер "Прочие операции",

2.6. журнал-ордер по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

3. Кассовая книга.

4. Книга (реестр) финансовых вложений (ценных бумаг и др.).

5. Оборотные ведомости по синтетическим и аналитическим счетам.

Основное внимание в учете страховых организаций уделяется работе с договорами страхования (сострахования) и перестрахования. Роль регистров бухгалтерского учета страховых операций выполняют следующие журналы:

1. Журнал учета заключенных договоров страхования (сострахования).

2. Журнал учета убытков и досрочно прекращенных договоров страхования (со страхования).

3. Журнал учета договоров, принятых в перестрахование.

4. Журнал учета убытков по договорам, принятым в перестрахование.

В п. 13 Правил формирования страховых резервов по страхованию иному, чем страхование жизни (утв. Приказом Минфина России от 11 июня 2002 г. N 51н (ред. от 23 июня 2003 г.)), приведены сведения, которые являются обязательными реквизитами данных журналов. Формы журналов разрабатываются страховщиками самостоятельно, утверждаются и приводятся в приложении к учетной политике.

Ввиду отсутствия унифицированных форм первичных документов, регулирующих операции по перестрахованию, одной из проблем является доказательное подтверждение производимых страховой организацией выплат по договорам, принятым в перестрахование. В договоре перестрахования застрахованным является именно риск выплаты страхового возмещения или страховой суммы. Для того чтобы идентифицировать произведенную выплату именно как страховую, а также источник выплаты страхового возмещения, перестраховщику необходимо, кроме счета страховщика и бордеро убытков, иметь и весь пакет документов в отношении страхового случая, имеющийся у прямого страховщика. Если данные действия не выполнены и перестраховщик не может документально подтвердить правомерность страховых выплат страхователю, а также документально показать, что данные выплаты были произведены страховщиком, то в целях налогообложения эти затраты не являются экономически оправданными и достаточно документально подтвержденными. В результате перестраховщик не должен относить выплаты по этим договорам перестрахования к расходам, уменьшающим полученные доходы в целях налогообложения.

Для организации документооборота необходимо разработать правила документооборота (положение об организации документооборота), основным элементом которых является график движения документов. График документооборота должен устанавливать в организации рациональное движение документов.

Для каждой организации график документооборота разрабатывается с учетом ее конкретных особенностей: размера организации, структуры управления и т.п. Пример графика документооборота приведен в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утв. Минфином СССР от 29 июля 1983 г. N 105). На основе данных рекомендаций предлагается следующая форма графика документооборота:

Утверждено приказом

N ___________ от "__" ________ 200_ г.

График документооборота первичных учетных документов

Работники организации создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения, в которые представляются указанные документы. Целесообразно вручать выписку из графика документооборота под расписку получателя.

Для страховой организации необходимо прежде всего упорядочить документооборот между подразделениями, занимающимися продажами страховых полисов и бухгалтерией. Отделам продаж как структурным подразделениям страховой организации устанавливаются конкретные даты предоставления уведомлений о заключенных договорах страхования. При наличии развитой агентской сети продаж должен быть определен порядок приема-передачи оригиналов первичных учетных документов от обособленных подразделений организации. При централизованном учете прием-передача оригиналов первичных учетных документов от подразделений, не выделенных на отдельный баланс, может производиться на основании реестров передачи документов, в которых обязательно указываются:

- наименование обособленного подразделения;

- период, за который передаются документы;

- перечень передаваемых первичных учетных документов с указанием их наименований, дат оформления, натуральной и стоимостной оценки, с подписями оформивших их лиц;

- расписки ответственных должностных лиц головной организации и обособленного подразделения о приеме-сдаче документов.

В графике документооборота по каждому обособленному подразделению, агенту указываются даты сдачи отчетов по заключенным договорам страхования. В зависимости от вида страхования агенту могут быть установлены следующие сроки: не реже одного раза в месяц; каждые две недели; не позднее трех дней после отчетного периода (обычно месяца); конкретная дата.

Контроль за соблюдением порядка документооборота осуществляет главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию являются обязательными для всех подразделений и служб организации. Внутренними документами организации (Положением о премировании, материальном поощрении, приказом руководителя) можно предусмотреть меры ответственности за несоблюдение порядка документооборота.

Организации при систематизации и хранении бухгалтерских документов должны учитывать требования Закона о бухгалтерском учете и правила организации архивного дела.

Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами архивов организации, одобренными Решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Организация вправе разработать общую номенклатуру дел по всей организации и номенклатуру дел структурных подразделений.

Для страховых организаций в составе общей номенклатуры дел по ведению страховых операций могут быть выделены следующие:

- договоры страхования по видам (основные, сострахования, перестрахования),

упорядоченные по видам страхования и этапам жизненного цикла (вновь заключенные; действующие; закрытые; возобновленные; досрочно прекращенные);

- выплатные дела, связанные с урегулированием убытков по наступившим страховым случаям по договорам страхования;

- претензионные дела, связанные с исками сторон по договорам страхования (сострахования, перестрахования) и их судебным рассмотрением;

- и другие.

Бухгалтерия должна разработать свою номенклатуру дел, придерживаясь общих требований организации делопроизводства. Разработка номенклатуры дел бухгалтерии входит в компетенцию главного бухгалтера, поскольку он отвечает за ведение учета в организации.

Номенклатура дел бухгалтерии составляется исходя из состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, и должна содержать индексы каждого дела; количество дел (папок); сроки хранения для каждого дела; примечание.

Например, в качестве формы одного из дел бухгалтерской службы может быть применена следующая.

                              Страховая организация

    Наименование организации: ---------------------

                               Бухгалтерия

    Структурное подразделение: -----------

                           Номенклатура дел (выписка)

    "__" ___________ 200_ г. N __

    ___________________

    (место составления)

    На 200_ г.

    Главный бухгалтер                   _____________

    "__" ________ г.                        (ФИО)

    Согласовано (при наличии экспертной комиссии бухгалтерии)

    Протокол экспертной комиссии бухгалтерии от "__" _____ г. N __

    Руководитель архивной службы        _____________

                                            (ФИО)

    "__" ____________ г.

    --------------------------------

    lt;*gt; См. Приложение

Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения бухгалтерии и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах бухгалтерии. Порядок расположения заголовков дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Заголовки дел, заведенных по бухгалтерскому учету, вносятся в номенклатуру дел по порядковому номеру шифра счета, предусмотренного Планом счетов бухгалтерского учета. При определении последовательности наименований папок бухгалтерских документов можно использовать Перечень типовых управленческих документов, образуемых в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Решением Росархива от 6 октября 2000 г. (с изм. от 27 октября 2003 г.). Извлечения из Перечня типовых управленческих документов, образуемых в деятельности организации, с указанием сроков хранения приведены в Приложении 4.

По окончании календарного года бухгалтер указывает общее количество дел (папок), в которых систематизированы определенные учетные документы. Срок хранения дела устанавливается в соответствии с правилами организации архивного дела, но не может быть менее пяти лет. Это требование распространяется на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета.

В разделе "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

Каждый бухгалтер, отвечающий за свой раздел учета, должен обеспечить формирование папок документов (дел) в соответствии с утвержденной номенклатурой бухгалтерских документов. Комплектацию документов следует проводить в соответствии с требованиями Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете.

Бухгалтерские документы текущего года должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете).

Сохранность учетных документов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер организации (п. 6.6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете). В то же время ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Несоблюдение порядка и сроков хранения бухгалтерских документов может повлечь за собой наложение на руководителя организации административного взыскания в виде штрафа (ст. 15.11 КоАП РФ).

Организации создают архивы для хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Папки с документами, передаваемыми в архив, рекомендуется оформлять и хранить в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов организации.

Хранению подлежат подлинники документов. В случае утраты или повреждения подлинника документа хранению подлежит заверенная в установленном порядке копия такого документа. В случае утраты или повреждения документов бухгалтерского учета, бухгалтерской отчетности составляется акт, который подписывается главным бухгалтером.

Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному: временные сроки хранения применяются всеми организациями, постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие договоры. Если документы не являются источниками комплектования архивов, то организации могут применять постоянный срок хранения.

Определенные учетные документы необходимо постоянно хранить в организациях до ликвидации данных организаций (п. 2.4.2 Перечня типовых управленческих документов). Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2005 г., начинается с 1 января 2006 г.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, образовавшихся в деятельности организации, создается экспертная комиссия, в компетенцию которой входит определение сроков хранения, отбор документов на хранение и передача в архив, уничтожение.

Документы, отобранные экспертной комиссией на постоянное, длительное (лицевые счета) и временное хранение, описываются, а документы, срок хранения которых истек, следует уничтожать. Порядок уничтожения документов организации предусмотрен Основными правилами работы архивов организаций.