2.2.2. Порядок составления бухгалтерской отчетности и отчетности, представляемой в порядке надзора Основные требования к составлению отчетности

К основным требованиям составления отчетности относятся следующее:

- бухгалтерская отчетность должна включать показатели деятельности филиалов, представительств и иных структурных подразделений, в том числе выделенных на отдельный баланс;

- содержание и формы отчетности должны применяться последовательно от одного отчетного периода к другому;

- в отчетности данные по числовым показателям приводятся минимум за два года - отчетный и предшествующий отчетному году.

- изменения к бухгалтерской отчетности, относящиеся как к отчетному году, так и к предшествовавшим периодам, после ее утверждения, производятся в отчетности, составленной за отчетный период, в котором были обнаружены искажения данных. В случае выявления страховой организацией неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены.

- в отчетности не допускается зачет между статьями активов и пассивов, прибылей и убытков, кроме случаев, когда такой зачет предусмотрен правилами, установленными нормативными правовыми актами. Например, зачет статей возможен, когда суммы, принадлежащие сторонам, четко определяемы, существует юридически применяемое право на зачет и имеется намерение произвести зачет. Однако следует обратить внимание на то, что зачет между статьями страховых премий, страховых выплат, вознаграждений и других расходов на ведение дела недопустим;

- бухгалтерская отчетность и отчетность, представляемая в порядке надзора, подписывается главным бухгалтером и руководителем. Реквизит "подпись" должен включать наименование должностного лица, подписавшего отчет, собственноручную подпись лица, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). При этом печатью отчетность можно не заверять, так как данный реквизит в отчетности отсутствует. Однако следует обратить внимание на то, что стандарты аудиторской деятельности требуют скреплять аудиторское заключение с отчетностью организации, заверенной печатью.

Назначение должностного лица, составляющего подписывающего отчетность, зависит от объема учетной работы и сложившейся структуры организации. Руководитель организации может определить следующую структуру:

учредить бухгалтерскую службу      отчетность подписывает

во главе с главным бухгалтером --gt; назначенный главный бухгалтер

                                   и руководитель страховой

                                   организации

ввести в штат должность            отчетность подписывает

бухгалтера                     --gt; назначенный бухгалтер и

                                   руководитель страховой

                                   организации

передать на договорных началах     отчетность подписывает

ведение бухгалтерского учета       руководитель специализированной

централизованной бухгалтерии,  --gt; организации или специалист,

специализированной организации     ведущий бухгалтерский учет и

или бухгалтеру-специалисту         руководитель страховой

                                   организации

вести бухгалтерский учет лично     отчетность подписывает

                               --gt; руководитель страховой

                                   организации, одновременно

                                   выступающий бухгалтером

- бухгалтерская отчетность и отчетность, представляемая в порядке надзора, должна быть составлена на русском языке;

- бухгалтерская отчетность и отчетность, представляемая в порядке надзора, составляется в валюте Российской Федерации.

- в отчетности показатель показывается в круглых скобках, если в соответствии с нормативными документами по бухгалтерскому учету показатель должен вычитаться из соответствующих показателей (данных) при исчислении соответствующих данных (промежуточных, итоговых и пр.) или имеет отрицательное значение. К указанным показателям могут быть отнесены непокрытый убыток, выплаты по договорам страхования, расходы по ведению страховых операций, отчисления от страховых премий, расходы по инвестициям, управленческие расходы, операционные расходы, внереализационные расходы, уменьшение капитала, уменьшение страховых резервов, выбытие основных средств и пр.;

- в формах отчетности заполняются все предусмотренные показателями, просчитываются и заполняются все промежуточные и итоговые строки и графы. Строки и графы, по которым проставлен "х", не заполняются. Строки и графы, по которым отсутствуют числовые значения показателей, прочеркиваются;

- в формах отчетности не должно быть подчисток и помарок. Исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими отчет, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, с указанием даты внесения исправлений;

- отчетность, представляемая на бумажном оригинале, должна быть пронумерована и сброшюрована или представлена в отдельной папке.

- годовая бухгалтерская отчетность должна быть утверждена в порядке, установленном учредительными документами. В обществах с ограниченной ответственностью бухгалтерский баланс утверждает общее собрание участников, не ранее чем через два месяца и не позднее чем через четыре месяца после окончания финансового года. В акционерных обществах общее собрание акционеров должно утвердить отчетность не ранее чем через два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания финансового года;

- отчетность представляется в органы страхового надзора по образцам типовых форм, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 8 декабря 2003 г. N 113н. В соответствие с ПБУ 4/99 организации вправе использовать самостоятельно разработанные формы при условии соблюдения общих требований к составлению бухгалтерской отчетности, однако указанные возможности не распространяются на отчетность, представляемую в орган страхового надзора;

- информация, представляемая в отчетности в виде электронной записи, должна быть идентична данным отчетности, представляемой страховой организацией на бумажных оригиналах;

- при формировании отчетных данных необходимо обеспечить соблюдение рекомендаций по взаимоувязке показателей форм отчетности.

Формирование показателей отчетности и источники информации

Информационным источником формирования показателей бухгалтерской отчетности служат синтетические и аналитические счета.

Бухгалтерские счета предназначены для накопления информации по хозяйственным операциям, об изменении имущества и источниках его формирования. Указанная информация фиксируется в течение отчетного периода для обобщения в финансовой отчетности в конце отчетного периода.

Синтетический счет содержит обобщенные данные. Он ведется только в денежном выражении. Для детализации и расшифровки данных об объектах бухгалтерского учета применяются аналитические счета.

Взаимосвязь между счетами бухгалтерского учета можно представить схематически:

Счета          Счета            Счета         Счета       Счета

активов     обязательств     собственного     доходов     расходов

                               капитала

   ¦              ¦                ¦             ¦            ¦

  \¦/            \¦/              \¦/           \¦/          \¦/

/> Активы  = Обязательства  +  Собственный   +   Доходы  -   Расходы

                               капитал

   ---------------T----------------             -------------

  \¦/            \¦/              \¦/           \¦/          \¦/

         Бухгалтерский баланс                   Отчет о прибылях

        (форма N 1-страховщик)                      и убытках

                                            (форма N 2-страховщик)

К счетам активов относятся счета учета основных средств, нематериальных активов, денежных средств и т.п., к счетам обязательств - счета учета расчетов, кредитов и займов, страховых резервов и т.п., к счетам собственного капитала - счета учета уставного капитала, резервного капитала и т.п., к счетам доходов - счета учета страховых премий, прочих доходов и т.п., к счетам учета расходов - счета учета страховых выплат, прочих расходов и т.п.

Порядок формирования отчетности на основании данных первичных документов, синтетического и аналитического учета зависит от способа организации бухгалтерского учета.

Бухгалтерский учет может вестись по мемориально-ордерной форме, журнально-ордерной форме и автоматизированной форме. Большинство страховщиков осуществляет бухгалтерский учет по автоматизированной форме.

При мемориально-ордерной форме по данным первичных документов формируются мемориальные ордера, которые записываются в журнал регистрации и затем переносятся в Главную книгу, которая представляет собой регистр синтетического учета.

При журнально-ордерной форме первичные данные вносятся в журналы-ордера, которые открываются на отдельный синтетический счет. В журналах-ордерах синтетический и аналитический учет могут совмещаться. Если требуется большое количество аналитических счетов, то аналитический учет в этом случае ведется отдельно. Данные журнала-ордера переносятся в Главную книгу. Бухгалтерский баланс и другие формы отчетности формируются по данным Главной книги и журнала-ордера после подсчета сумм оборотов и сальдо по всем счетам.

При автоматизированной форме информация первичных документов вносится в базу данных, из которой после выборочной проверки достоверности данных формируется бухгалтерский баланс и другие формы отчетности.

Составлению отчетности должна предшествовать подготовительная работа, которая для упрощения контроля должна осуществляться по заранее определенному графику. Важным этапом подготовительной работы является закрытие всех операционных счетов по состоянию на конец отчетного периода - калькуляционных, собирательно-распределительных, сопоставляющих, финансово-результативных. Этапу закрытия счетов должна предшествовать инвентаризация, формирование оценочных резервов, осуществление всех бухгалтерских записей по синтетическим и аналитическим счетам, их сверка.

Следует иметь в виду то, что счета 91 "Прочие доходы и расходы" и 99 "Прибыли и убытки" закрываются в последнюю очередь.

После сверки данных бухгалтерского учета составляется пробный баланс, форма которого может быть представлена следующим образом.

Итоговые суммы по кредиту и дебиту должны быть равны, иначе страховой организации следует проверить произведенные проводки и сальдо по счетам. Кроме того, необходимо проверить порядок учета операций, по которым предусмотрено начисление доходов и расходов. Например, дополнительного контроля требует начисление страховых премий по договорам страхования, по которым предусмотрена рассрочка платежа, по договорам страхования, вступившим в силу в отчетном периоде, но по которым премия не поступила на отчетную дату, а также по договорам страхования, по которым страховая премия поступила в отчетном периоде, но договор страхования вступает в силу после отчетной даты.

Операции, предусматривающие предоплату, также требуют дополнительной проверки на предмет распределения во времени предоплаченных доходов и расходов.

При выявлении неполного отражения информации производятся корректирующие проводки, после чего составляется скорректированный баланс.

Форма скорректированного баланса представлена ниже.

При совпадении итоговых сумм по дебиту и кредиту скорректированного баланса страховщик может приступать к формированию баланса и отчета о прибылях и убытках - основных форм отчетности, по данным которых формируются все остальные формы отчетности.

При составлении отчетности по данным скорректированного баланса следует иметь в виду, что разница между дебитом и кредитом статей дохода и расхода (данные отчета о прибылях и убытках) составляет чистую прибыль (убыток) отчетного периода. Эту же величину должна составить разница между дебитом и кредитом активов, обязательств и собственного капитала (данные бухгалтерского баланса).

После составления отчетности страховщик должен обеспечить защиту данных, на основании которых формировались отчетные данные, от последующих изменений.

Инвентаризация

Перед составлением годового бухгалтерского баланса страховщик проводит инвентаризацию.

Инвентаризацию имущества и обязательств проводят для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации. Целью проведения инвентаризации является документальное подтверждение наличия, состояния и оценки имущества и обязательств.

Основными задачами инвентаризации являются следующие:

- выявление фактического наличия имущества;

- определение правильности оценки финансовых обязательств;

- сопоставление фактически имеющегося имущества и финансовых обязательств с данными бухгалтерского учета.

При этом под имуществом понимают основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, дебиторскую задолженность, денежные средства и прочие активы, под обязательствами - страховые резервы, кредиты и займы, кредиторскую задолженность. Инвентаризации подлежит имущество, принадлежащее организации на праве собственности, находящееся на ответственном хранении, арендуемое имущество, а также неучтенное имущество.

В результате инвентаризации должны быть установлены:

- правильность расчетов с банками, налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими организациями и структурными подразделениями;

- правильность и обоснованность сумм дебиторской и кредиторской задолженности.

Порядок проведения инвентаризации и оформление ее результатов определены в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 г. N 49.

Инвентаризация может проводиться на любую дату. При этом следует отметить, что целесообразно ее проведение на первое число месяца, то есть на дату подведения сальдо по бухгалтерским счетам.

Статьей 12 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" установлен обязательный порядок проведения инвентаризации при формировании годовой бухгалтерской отчетности. Она является не обязательной для имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее первого октября отчетного года.

Проведение плановой инвентаризации и внезапной инвентаризации требует утверждения ее порядка и сроков проведения руководителем, что не является обязательным при проведении инвентаризации в обязательном порядке.

Порядок проведения инвентаризации определяется в учетной политике организации. Для контроля порядка проведения инвентаризации организация ведет журнал контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации.

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая комиссия.

В зависимости от установленного порядка в страховой организации инвентаризация может проводиться:

- постоянно действующей комиссией;

- рабочей инвентаризационной комиссией;

- ревизионной комиссией.

При больших объемах работ по инвентаризации имущества и обязательств, в случае наличия обособленных подразделений (филиалов, представительств), а также агентств рекомендуется формировать рабочую инвентаризационную комиссию. Напротив, при небольших объемах работ рекомендуется создавать ревизионную комиссию.

Состав постоянно действующей комиссии и рабочей инвентаризационной комиссии утверждается приказом (распоряжением, постановлением) руководителя, который подлежит регистрации в журнале контроля выполнения приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии могут быть включены представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, представители службы внутреннего аудита, представители других подразделений. При этом не запрещается включение в состав комиссии представителей сторонних организаций - аудиторов, экспертов, консультантов и т.п.

Следует обратить внимание на то, что отсутствие хотя бы одного члена комиссии и материально-ответственных лиц (при проверке наличия имущества) является основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Инвентаризация проводится в несколько этапов.

На первом этапе (подготовительном) проводятся соответствующие записи в карточках аналитического учета и выводятся остатки на день инвентаризации. Комиссии передаются последние на момент проведения инвентаризации приходные и расходные документы по реестру. Председатель комиссии визирует документы с указанием "до инвентаризации по состоянию на "___" 200_ года". Это является основанием для определения бухгалтерией остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску материальных ценностей должны быть прекращены. Поступившие материальные ценности во время инвентаризации должны быть оприходованы после даты инвентаризации.

Материально-ответственные лица дают расписки о том, что все приходные и расходные документы по имуществу сданы в бухгалтерию.

На втором этапе (основном) происходит фактическая инвентаризация имущества и финансовых обязательств - взвешивание, обмеривание, подсчет, проверка, оценка, сверка дебиторской и кредиторской задолженности.

Рассмотрим порядок инвентаризации отдельных видов имущества и обязательств.

Инвентаризация основных средств заключается в их осмотре и описи с указанием наименования, назначения, инвентарного номера, основных технических и эксплуатационных показателей.

При инвентаризации недвижимости проверяют наличие договоров, удостоверяющих право собственности или аренды.

До начала инвентаризации необходимо проверить наличие и состояние инвентарных карточек, книг, описей и других регистров бухгалтерского учета, технических паспортов и других документов, фиксирующих технические характеристики, а также право собственности или аренды.

При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение (восстановление).

Инвентаризация ценных бумаг происходит по отдельным эмитентам, с указанием в акте названия, серии, номера, номинальной и фактической стоимости, сроков гашения и общей суммы.

При хранении ценных бумаг в организации их инвентаризация проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств в кассе. Инвентаризация ценных бумаг, находящихся на хранении в банке или специализированном хранилище, заключается в сверке остатков с данными выписок организаций, у которых ценные бумаги находятся на хранении.

Инвентаризация денежных средств на расчетных счетах проводится путем сверки остатков с выписками банка.

Проверка фактического наличия бланков строгой отчетности производится материально ответственным лицом по видам бланков (например, по сериям договоров страхования) с учетом начальных и конечных номеров, по каждому месту хранения.

Инвентаризация дебиторской и кредиторской задолженности проводится путем сравнения остатков с данными контрагентов.

Форма сверки дебиторской (кредиторской) задолженности может быть представлена следующим образом.

Дебиторская задолженность по состоянию

на 31 декабря 2005 г.

Со стороны дебитора               Со стороны кредитора

(наименование организации)        (наименование организации)

Руководитель ______ (______)      Руководитель ______ (______)

Главный бухгалтер ______ (______) Главный бухгалтер ______ (_____)

По результатам инвентаризации составляется инвентаризационная опись или акты. В них заносится информация о фактическом наличии имущества и обоснованности учтенных финансовых обязательств. На объекты, не подлежащие восстановлению, составляется отдельная опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (например, порча, полный износ и т.п.).

Описи и акты составляются в двух экземплярах и подписываются членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Инвентаризационные описи являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Помарки и подчистки в описях не допускаются. Основными требованиями к составлению описей является полное и точное отражение данных о наличии имущества и обязательств.

На третьем этапе сопоставляются данные инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета, выявляются расхождения, составляются сличительные ведомости и определяются причины расхождений. До составления сличительных ведомостей бухгалтерия должна проверить правильность всех подсчетов, приведенных в описи. Формы сличительных ведомостей приведены в Постановлении Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88. Сличительные ведомости оформляются в двух экземплярах, один из которых хранится в бухгалтерии, другой - у материально ответственного лица.

На четвертом этапе (заключительном) оформляются результаты инвентаризации. Для оформления результатов инвентаризации могут использоваться регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.

Форма результатов инвентаризации может быть представлена следующим образом.

Результаты инвентаризации по состоянию

на "__" ________ 200_ года

По окончании инвентаризации все материалы передаются инвентаризационной комиссии, которая рассматривает результаты инвентаризации и причины возникновения излишков и недостач. По результатам рассмотрения оформляется протокол, в котором фиксируются выводы и решения, отражаются результаты проверки. Предложения комиссии оформляются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией, по форме, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 27 марта 2000 г. N 26.

Окончательное решение, которое оформляется приказом (распоряжением, решением), по результатам инвентаризации принимает руководитель. Приказ является основанием для отражения соответствующих решений в регистрах бухгалтерского учета.

Материалы инвентаризации хранятся не менее 5 лет.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Результаты проверок оформляются актом.

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации отражаются в том месяце, в котором была закончена инвентаризация. Порядок отражения результатов инвентаризации в бухгалтерском учете следующий:

- излишек имущества приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты (внереализационные доходы);

- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относится на расходы, сверх норм - за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты (внереализационные расходы).

Итоги годовой инвентаризации включаются в годовой отчет.