3.6. Оценка возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами

Мы как бы умножаем свое существо, когда можем запечатлеть его в памяти других; мы приобретаем таким образом новую жизнь, и она становится для нас столь же драгоценной, как и полученная от неба.

Ш. Монтескье

Питер Ф. Друкер выделяет два главных специфических свойства знаний работника. Первое заключается в том, что работник сам, причем безраздельно, владеет своими собственными «средствами производства»: неразрывно принадлежащими ему интеллектом, памятью, знаниями, инициативой, личным опытом, которое обычно называют «скрытым». Это создает владельцам предприятий немалые сложности. Они немало озабочены тем, как и каким образом отчуждать эти скрытые знания и превращать их в «явные», зафиксированные и перенесенные на те или иные типы носителей. Кроме того, возникает сложность с тем, что, уходя из компании, работник уносит с собой свои неотчужденные знания. Значит, следует еще привязывать работника к своему предприятию, чтобы избежать утечки мозгов, превращая, например, его в совладельца. Сделать скрытое знание явным — социальная функция менеджмента знаний.

Вторая особенность работника, по мнению Друкера, заключается в том, что он вне зависимости от квалификации может эффективно работать только в составе коллектива. Работник знаний — вовсе не какой-то ученый-одиночка, уникальный творец или управляющий, это обычный соучастник общего корпоративного дела, продуктом которого являются знания. Отсюда следует очевидная необходимость в создании технологического обеспечения данной категории работников, подобного станкам и инструментам индустриальных работников. Эту функцию менеджмента знаний можно назвать технологической.

Экономические предпосылки к развитию менеджмента знаний можно тоже разделить на две категории. Первая связана с многочисленными, но, увы, бесплодными попытками обосновать экономическую целесообразность (или наоборот нецелесообразность) информационных технологий, не выходя при этом за рамки традиционных экономических представлений.

Пол Страссман в течение долгих лет был руководителем ИТ-служб крупных государственных и частных предприятий. Основав же свою собственную компанию, он посвятил себя анализу того, чему служил всю жизнь (книга «The Squandered Computer», 1996 г.). Начав исследования как критик существующего положения дел, он пошел дальше других. Решение парадокса он нашел в том, что экономическая оценка информационных технологий должна строиться не так, как в других отраслях, и прежде всего с учетом знания как экономического фактора. Сами по себе технологии не прибыльны — прибыль приносят операции над знаниями.

К такому же выводу можно прийти, отталкиваясь от концепции «интеллектуального капитала». Наиболее интересные работы в этой области принадлежат Томасу Стюарту. Его подход основывается на констатации того факта, что капитал практически любого современного предприятия в основном нематериален. В биржевой стоимости высокотехнологических компаний до 95% выпадает именно на эту виртуальную часть. Сегодня только в добывающей промышленности и в тяжелом машиностроении стоимость основных фондов можно сравнить с величиной интеллектуального капитала.

Интеграция менеджмента знаний и технологий позволяет обнаружить определенные закономерности в развитии информационных технологий.

Внедрение систем ЭУД может дать два типа возврата от инвестиций: возврат, который непосредственно измеряется в денежном выражении (hard dollar), косвенные преимущества (soft dollars). Оба типа преимуществ могут быть легко получены за счет установки централизованных систем хранения документов и образов, которые обеспечивают: интуитивно понятный пользовательский интерфейс, универсальный доступ с помощью Web-браузера (без частных, специфических, закрытых клиентов), поддержку ODMA (технология интеграция с офисными приложениями, такими как MS Word), единое хранилище образов, видео- и аудиоинформации и всех типов документов, блокировка/разблокировка при взятии/возврате документа, контроль версий, уведомление по электронной почте, многоуровневая система безопасности. За счет внедрения корпоративных систем ЭУД организации уменьшают избыточность в хранении одних и тех же данных, повышение производительности труда, рост степени удовлетворения заказчиков и удовлетворенности сотрудников в своей работе, серьезные улучшения в качестве работы и уровне коммуникаций (обмена данными).

Организации могут получить два типа преимуществ от внедрения корпоративных систем электронного управления документами: тактические и стратегические.

Тактические преимущества связаны в основном с сокращением затрат. Их достаточно легко определить и измерить. Измеряемые в денежном выражении преимущества могут быть просчитаны: •

физическое освобождение места; •

уменьшение затрат на копирование; •

уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде; •

уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование; •

уменьшение затрат на бумагу; •

повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ или выполнения работ по-другому.

Пример. Чтобы представить возможный экономический эффект, воспользуемся следующими гипотетическими расчетами на основе оценки труда сотрудника при работе с документами по традиционной бумажной технологии: «средний» сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем 2 минуты. В 10% случаев сотрудник не находит нужного документа. В случае если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще 2

минуты дополнительно. Если документ не найден, сотрудник переключается на иную работу. Средняя годовая зарплата $3600 в год ($300 в месяц). Накладные расходы на содержание сотрудника (налоги и пр.) 100%. Расчет экономии: (10 раз/день х 2 мин + 10 раз/день х 10% х х 2 мин) х 1/(8 ч х 60 мин) х $7200.

Если внедрить электронную систему управления документами, то получается $330 экономии в год в расчете на одного сотрудника. Если вы экономите $33 000 в год. При стоимости рабочего места Domino.Doc около $140 при расчете на 100 сотрудников (1 сервер Domino.Doc и 100 лицензий доступа) мы получаем двукратную окупаемость лицензий на технологию в течение одного года.

К стратегическим преимуществам относятся преимущества, которые связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах. А это связано с ростом оборота или прибыли, если речь идет о коммерческих структурах, или с улучшениями в работе, принятии решений, обслуживании, если речь идет, например, об органах государственной власти. По самой своей природе эти преимущества труднее измерить. Сами стратегические преимущества можно разделить на две большие группы: —

средний уровень достигаемых преимуществ: •

улучшения в доступе к информации; ?

улучшения в качестве обслуживания заказчиков, скорости реагирования; •

улучшения контролируемости процессов; •

улучшение аудиторских проверок; •

улучшение гарантийного обслуживания; •

улучшение качества продуктов/услуг; •

увеличение финансовых оборотов. —

высокий уровень преимуществ: •

более быстрое и качественное принятие решений; •

усиление степени контроля со стороны руководства; •

обеспечение соответствия существующим правилам и законам; •

более быстрый вывод на рынок новых продуктов и услуг; •

улучшение морального климата и степени удовлетворенности сотрудников своим трудом; •

более широкий набор предлагаемых продуктов и предоставляемых услуг.

Организации, которые были в первых рядах пользователей корпоративных систем электронного управления документами, получили рледующие результаты, которые могут быть использованы в качестве ориентира: уменьшение стоимости на инженерную разработку продуктов минимум на 10%; уменьшение времени цикла разработки минимум на 20%; уменьшение времени, затрачиваемого на реализацию изменений в продукте или услуге, минимум на 30%; уменьшение самих изменений в продуктах/услугах на 40%.