<<
>>

3.5. Классификация систем электронного управления документами

Не всякое продолжение есть развитие.

Г. Бальтасар

Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации.

Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Сегодняшние предприятия требуют распределенной архитектуры управления документами, т. е. такой, которая удовлетворяет следующим требованиям (кроме чисто технических: масштабируемость, надежность и управляемость): •

автоматическая поддержка распределенного управления различными информационными материалами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до рецензирования, утверждения, распространения и архивирования; •

гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до дискуссионных баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов; •

возможность обеспечения мгновенного доступа к документам через Web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов; •

открытая, расширяемая архитектура; •

доступность широкого спектра дополнительных технологий.

Выделяют шесть категорий систем электронного управления документами: 1)

системы, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird (PC DOCS); 2)

корпоративные системы ЭУД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino.Doc), дополнения к Novell GroupWise, Opent Text (LiveLink), Keyfile Corp., Oracle (Context); 3)

системы управления контентом (Content management): Adobe, Excalibur; 4)

системы управления информацией (порталы) (Information Management): Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/N otes, K-station) ; 5)

системы управления образами (Imaging);

S—180 6)

системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/Notes и Domino Worflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, как правило, предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений, иногда ориентированные на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т. д. Примерами подобных систем являются системы делопроизводства и системы документооборота.

Системы делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопро* изводства.

Системы документооборота обеспечивают строго регламентирован - ное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Если основным назначением систем делопроизводства является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий (например, «документ принят к исполнению», «документ передан на исполнение конкретному сотруднику», «на документ дан cooif ветствующий ответ» и т. д.) в соответствии с принятыми правилами, то системы документооборота не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами.

Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфраструктуру для создания, совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес-процессы. Однако их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам, как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным «приложением по умолчанию» для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи.

Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные практически любой категории пользователей.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции. Доступность информации не в виде документов, а в виде меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, intranet и extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают систематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

<< | >>
Источник: В. В. Глухов, С. Б. Коробко, Т. В. Маринина. Экономика знаний — СПб.: Питер. — 528 с: ил. — (Серия «Учебное пособие»).. 2003

Еще по теме 3.5. Классификация систем электронного управления документами:

  1. 3.6. Оценка возврата от инвестиций в технологии электронного управления документами
  2. 1. Понятие и структура электронного документа
  3. Глава 10. ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ
  4. § 39. Классификация договоров в отдельных видах. - Римская классификация. - Система прусского закона, французского и австрийского кодекса. - Система русского свода. - Система настоящего изложения
  5. Раздел II Классификация систем управления
  6. Электронная — что? Электронная почта
  7. § 1. Место юридических документов в системе документов
  8. § 1. Значение и критерии классификации юридических документов
  9. 3 Понятие системы. Классификация систем. Организация как открытая система
  10. Глава 2 КЛАССИФИКАЦИЯ ЮРИДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ