17.5. Мониторинг программ

Единственная настоящая ошибка — не исправлять своих прошлых ошибок.

Конфуций

Оптимизация деятельности исследовательских учреждений в условиях недостаточного финансирования с особой остротой ставит вопрос о разработке механизма и проведении процедур оценки деятельности научных подразделений, центров и институтов.

Такая деятельность предусматривает, в частности, решение следующих задач: •

разработки механизма обратной связи, способного на основе выявления сильных и слабых сторон привести управленческие структуры к необходимости совершенствования; •

проведения такой финансовой политики, результатом которой будет выделение средств научным коллективам, демонстрирующим способность использовать их с высокой эффективностью; •

содействия развитию центров качества, располагающих необходимыми высококвалифицированными кадрами, но требующими материально-технической поддержки; • оказания помощи в повышении квалификации исследовательских кадров и подготовке будущего поколения научных работников; •

выявления «белыхпятен», на исследование которых затрачивается больше усилий и ресурсов, чем на те, которые отвечают национальным потребностям или глобальным общенаучным проблемам.

Необходимость эффективной системы оценки в России, кроме того, обусловлена тем, что на протяжении ряда лет в стране реализуются многочисленные научные и образовательные проекты, поддерживаемые различными международными фондами и организациями, в том числе такими крупными, как ЮНЕСКО, Всемирный банк, Организация экономического сотрудничества и развития, Институт «Открытое общество», Европейский Совет, Европейский Союз и др.

В связи с распространением и активизацией проектной деятельности, многосторонней и двусторонней, отраслевой и институциональной, на уровне федерации и отдельных регионов, все острее встает вопрос о координации довольно разрозненной на сегодняшний день работы с целью отслеживания результатов программ, повышения эффективности использования привлекаемых ресурсов и результативности проводимой работы.

По мнению экспертов, на сегодняшний день еще не сформировалась система общественного контроля над целями, направленностью, ходом и эффективностью этой многообразной работы. Итоги проектов в большинстве случаев остаются локальными, не анализируется их кумулятивный и множительный эффект, экономическая, социальная, личностная эффективность, актуальность, рациональность, степень содействия устойчивому развитию как государства и общества, так и отдельной личности.

Мониторинг — непрерывный процесс оценки реализации проекта с точки зрения соблюдения сроков исполнения проекта, использования ресурсов и инфраструктуры бенефициариями проекта. Мониторинг позволяет менеджерам (руководителям) проекта и другим его участникам постоянно получать информацию о реализации проекта, а также вовремя распознавать существующие и потенциальные проблемы, чтобы своевременно отрегулировать механизмы их решения или предусмотреть проведение превентивных мероприятий.

Оценка проекта — периодическая оценка процесса исполнения, продуктивности, результатов (ожидаемых и неожидаемых) проек-

та в контексте соответствия поставленным изначально целям и задачам. Руководители проекта используют результаты промежуточных оценок как обзор проделанной работы, для составления прогноза возможных результатов, как способ определения изменений, которые необходимо внести в проект для обеспечения его продуктивности и эффективности. Практика проведения промежуточной оценки проектов широко распространилась в последние годы, что свидетельствует об актуальности данного этапа проектного мониторинга Именно информация, полученная по результатам промежуточных оценок, позволяет наиболее объективно описать конечные результаты проекта и их потенциальную устойчивость в заключительном отчете.

Мониторинг и оценка проектов рассматриваются сегодня как незаменимый инструмент управления проектной деятельностью, их значимость признается все большим количеством специалистов.

Таким образом, можно говорить о том, что проведение мониторинга на всех этапах проекта способствует улучшению качества проекта — как его формальной разработки и оформления, так и процесса реализации, стабилизации сотрудничества партнеров.

Формы и методики оценки. Существуют различные формы и методики оценки в области научных исследований. Выбор той или иной формы и методики в конечном счете определяются целями и уровнем оценки. Распространенным способом анализа научной деятельности является оценка — ex-post — на выходе, которая учитывает завершенные работы, а также — ex-ante — на входе, которая касается плана, проекта исследовательской работы. Эти формы оценки использовались, в частности, в Румынской академии наук (рис. 17.3). Разработанная методика оценки на входе позволяла определить сопоставимость ресурсов (кадровых, материальных, финансовых) и научных результатов (публикаций, патентов, применения в практике и др.).

Как уже отмечалось, одним из способов стимулирования качества и эффективности исследований является финансирование на конкурсной основе. Созданная система выделения грантов в Румынии открыта для отдельных ученых и научных коллективов независимо от их места работы.

оригинальности и потенциальной результативности исследовательских проектов; •

квалификации сотрудников, занятых в проекте (научная степень, звание, достижения, научные труды); •

наличия потенциала для эффективного использования финансовых средств;

НА ВХОДЕ

1. Исходные данные

кадры

финансирование повышение квалификации

НАВЫХОДЕ

1.Рейтинг проекта

актуальность

оригинальность

результативность

2. Выходные показатели

публикации

применение

материально-техническая

поддержка 2.

Вероятность успеха

качество кадров

национальное и международное эффективность признание использования фондов

ВЫДЕЛЕНИЕ ФОНДОВ Рис. 17.3. Система распределения грантов в Румынской академии наук *

возможностей дополнительного финансирования, т. е. средств из других источников, национальных или международных.

В США доля финансирования научных исследований на конкурсной основе составляет 90%.

Эксперты выделяют две основные методологии измерения рентабельности затрат на науку: эконометрический метод и метод Мэнсфилда.

В ряде стран Восточной Европы (Польша, Словакия) с целью оптимизации научных исследований в условиях недостаточного финансирования была введена система аккредитации, в соответствии с которой академические институты были распределены по определенным категориям (А, В, С), учитывающим оценку их деятельности. В процессе аккредитации использовались такие критерии, как уровень и количество научных публикаций, квалификация научных кадров, со- трудничесгво, научные обмены с зарубежными партнерами, организация научных конференций и семинаров и др. :

Важным элементом оценки как деятельности организаций, так |и процесса осуществления и результатов проектов является мониторинг.

Осуществление деятельности с точки зрения управления можно представить как систему, при которой все руководители и сотрудники разделяют видение, ценности и цели организации и совместно решают стоящие перед организацией проблемы. Индивидуальные стандарты и цели деятельности привязаны к деятельности конкретного отдела (секторов и департаментов) и используются в качестве основы для мониторинга, как индивидуальной деятельности, так и деятельности всей организации. Процесс мониторинга используется для определения индивидуального и организационного развития и мотивированных потребностей с целью дальнейшего повышения эффективности.

Управленческий подход базируется на повседневной деятельности и уделяет основное внимание индикаторам правильного использования ресурсов; определяет стандарты (показатели) измерения выполнения работы и достижения целей. Он базируется на интегрированной системе, которая начинается с правильно сформулированной цели; включает планы действий, описывающие процессы для всех секторов организации, задача которых — достижение поставленных целей; наделяет ответственностью и полномочиями тех людей в организации, которые приведут ее к требуемым результатам. Таблица 17.2 Виды мониторинга1 Вид

мониторинга Цель Примеры показателей деятельности или соответствующая необходимая информация Мониторинг

среды

(контекста) Определить, какое влияние оказали, окажут внешние факторы на деятельность организации Уровень затрат или действия, осуществляемые другими организациями на те же виды деятельности

Уровень затрат или действия, осуществляемые другими организациями на выполнение дополнительных или поддерживающих видов деятельности Изменения в уровне потребностей Изменения в других внешних факторах, например законодательство и т. д. Мониторинг

стратегии Определить, осуществляется ли деятельность в предложенном стратегическом направлении Цели

Результаты Приоритеты Соответствие вложений Мониторинг

деятельности Определить

использование

ресурсов Принятые задачи Завершенные проекты Продукты деятельности Мониторинг

влияния Определить влияние (значение), если оно имеется, деятельности на целевого клиента Распространение полученных результатов Распространение выводов (постановлений), документов

Освещение результатов деятельности в средствах массовой информации Показатель отношения клиента к результатам

Рекомендации или услуги, полученные/ использованные другими организациями Мониторинг деятельности таких систем регулярно осуществляют, используя ряд различных механизмов, что обеспечивает работу всех секторов организации в одном направлении и эффективное применение ресурсов организации — в высокоприоритетных областях деятельности — для поддержки достижения целей организации.

! Использованы данные Центра исследования менеджмента государственного сектора, «У правлен и е социальными и коммунальными службами*», Университет в Астоне, Великобритания.

Мониторинг управленческой системы отличается от традиционной бюрократической ревизии деятельности. Он особенно касается стратегий, целей и задач организации и обеспечивает проведение мероприятий и использование ресурсов для достижения этих целей наиболее эффективным путем. Для каждого мероприятия рассматривается удельный вес и приоритет его как части в достижении целей организации. Став частью нормального функционирования организации, система мониторинга помогает ее росту и развитию, переходу от административной к управленческой культуре.