1.1. СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД К ОЦЕНКЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНФОРМАТИЗАЦИИ
Понятие эффективность, предполагающее оценку отношения произведенных затрат к полезному результату, применительно к сфере информатизации еще весьма слабо изучено: не всегда ясно, как и какая информация действительно применяется пользователями и, главное, какой дает эффект.
Поэтому необходимо формировать и развивать методологические основы оценки эффективного использования и развития информационных систем (ИС). Это позволит директору И С (ИТ-менедже- ру) корректно установить и использовать связь между корпоративной стратегией организации в ее основной деятельности и технологическими и информационными ресурсами ИС и протекающими в ней процессами обработки информации (ОИ), связать технологические показатели системы ОИ с ключевыми оценками бизнеса, а также обосновать целесообразность расходов на службу ОИ и оптимально распорядиться ими.Следует отметить, что большинство методологий оценки эффективности информатизации является собственностью крупных консалтинговых агентств; они, как правило, довольно закрыты. Поэтому систематическое рассмотрение оценки эффективности ИС представляется достаточно актуальным.
Наиболее широко ИС и информационные технологии (ИТ) применяются в управленческой деятельности, поэтому в настоящей работе основное внимание уделяется рассмотрению ИС и ИТ с позиций использования их возможностей для повышения эффективности поддержки принятия управленческих решений.
В связи с этим в ряде случаев следует рассматривать не просто И С как таковую, а более широко — как службу обработки информации. При этом структура систем обработки информации (СОИ) должна соответствовать системным целям, стоящим перед организацией в ее основной деятельности; продуктом СОИ является достоверная, надежная, своевременная и систематизированная информация; СОИ в целом представляет собой объект и продукт информационного менеджмента.
Определение эффектиЁности функционирования СОИ требует рассмотрения всех составляющих ее компонентов, связей и отношений, включая отношения с окружающей средой.
Соответствующая компонентная системная модель должна стать основой для выявления факторов, определяющих ее эффективность, формирования методики оценки эффективности и определения путей ее повышения.Информационным системам присущ ряд общесистемных и специфических свойств. К общесистемным свойствам относят целостность, иерархичность и интегративность. Специфические характеристики отражают то, что ИС — социотехническая система, в ней явно выделяются социальный и технический компоненты. Кроме того, ИС является экономической, динамической и самоорганизующейся системой. Это всегда открытая система, имеющая внешние связи; в зависимости от целей в ИС можно выделять различные варианты структуры, т.е. она является по- листруктурной системой.
Целями ИС как подсистемы предприятия могут быть: снижение себестоимости продукции (при этом ИС обеспечивает совершенствование учета затрат); сокращение потребности в оборотном капитале (ИС обеспечивает оптимизацию материальных, финансовых и других потоков); повышение качества продукции (ИС обеспечивает совершенствование системы качества). Кроме того, может возникать внутренняя цель ИС как потребность ее совершенствования. Это покупка более совершенных программно-аппаратных средств, увеличение штата персонала службы и т.д. В определении целей важную роль играют также форма собственности предприятия и степень отделения владельца ИС (владельца капитала) от распорядителя.
При определении эффективности ИС обычно выполняется ее декомпозиция. Структуру ИС можно рассматривать как совокупность обеспечивающей и функциональной частей. Системное исследование ИС требует также изучения ее среды. На информационные процессы большое влияние оказывает инфраструктура — организационные, административные, культурные факторы, порождаемые организационной средой предприятия.
Информационный менеджмент (ИМ) — это управление созданием и использованием информации в интересах основной деятельности организации. При этом можно выделить две крайние стратегии: минимизацию затрат на ИС и максимизацию отдачи от ИС.
Достоинство «стратегии экономичности» для бизнеса — снижение накладных расходов на ИС. Эта стратегия позволяет отсечь проекты развития ИС, не имеющие четкого экономического обоснования, однако ее отрицательным следствием может быть ограничение роли ИС в повышении результативности организации, так как принимаются только проекты, повышающие экономичность. Однако не всегда можно оценить те или иные преобразования только с точки зрения повышения экономичности. Например, управленческий учет довольно трудоемок, поэтому необходима его автоматизация; однако обоснование эффективности проектов развития ИС требует данных управленческого учета: возникает порочный круг. То же возникает и при реорганизации внутренних бизнес-процессов ИС: текущие потери от ошибок в расчетах могут быть измерены только после того, как точность вычислений будет повышена, т. е. в случае реализации соответствующего ИТ-проекта.
Воздействие ИС на повышение результативности организации, как правило, не может быть адекватно измерено в терминах денежного потока, характеризующего деятельность организации; в то же время уже не вызывает сомнений, что игнорирование ИС как стратегического инструмента бизнеса приводит к серьезным проблемам для предприятия в целом.
Контроль затрат на информационные системы и сопоставление их с результатами ее работы — ключевой вопрос при оценке эффективности использования потенциала информационных технологий, сосредоточенных в ИС, и основная задача информационного менеджмента, при этом эффективность характеризует степень достижения результата, заданного функцией ИС. Различие функций обусловит различие подходов к эффективности: эффективность производства, развития, использования ресурсов и т.д.; при этом значимые факторы действуют как в самой системе, так и в окружающей среде, причем эффект может проявляться не только в экономике, но и в других сферах: он может иметь натуральное, стоимостное и информационное выражение.
Управление затратами на информационные системы обеспечивается операциями планирования, учета, контроля и анализа затрат на ИС с использованием соответствующих методов и инструментов.
Эта задача схожа с управлением другими ресурсами и допускает использование известных методов; это функционально-стоимостной анализ — ФСА (Activity Based Costing — ABC), нормирование затрат, планирование производственных мощностей {Capacity Requirements Planning— CRP). Используются также «котловой» метод, метод функциональной точки и полная стоимость владения ( Total Cost of Ownership — TCO).Управление результатами использования ИС в организации заключается в определении фактических доходов и экономии от использования ИС. Нематериальный характер продукции ИС, ее вспомогательная роль в производстве продукции, разнообразие получаемых доходов и экономии, возрастание доли неявных эффектов при развитии ИС — все это определяет специфику задачи. Единого подхода к ее решению не существует, известные подходы подразделяются на три группы: оценка прямого результата, идеальности процесса и качественная оценка результатов. Управление соотношением затрат и результатов — центральная задача информационного менеджмента. На основе анализа этого соотношения формируется стратегия развития ИС, обосновываются необходимость и целесообразность проектов в сфере ОИ.
Положительные результаты в отношении эффективности ИС, получаемые при использовании ИС на предприятии, можно разделить на две группы. Первая — прямое повышение экономичности; это снижение запасов, издержек обращения и т.п. Вторая — повышение результативности, не отражающейся непосредственно на экономичности организации; это ускорение производственного планирования, сокращение времени выполнения бизнес-процессов, сокращение времени принятия решений и повышение их качества.
Очевидно, что изменение качественных факторов управления компанией не ведет сразу же к изменению экономических показателей, запаздывание реакции увеличивается при движении вверх по иерархии управления, при внедрении комплексных систем проявление эффектов смещено к окончанию освоения новой ИТ- системы, когда проявляются синергические эффекты.
Рис.
1.1.Графики зависимости: а — качества КТС от капиталовложений; б — эффективности ИС от качества КТС; в — эффективности ИС от капиталовложений
К, руб. Наглядно представить текущее состояние эффективности ИС и определить разницу с оптимальным значением позволяет графическая интерпретация (рис. 1.1).
Применительно к ИС закон убывающей полезности может быть представлен в виде зависимости между объемом капитальных вложений (К), качеством комплекса технических средств (КТС) ИС (В) и ее эффективностью (Э). Если предположить, что совершенство КТС линейно зависит от его стоимости, то график этой зависимости имеет вид (см. рис. 1.1,а). Зависимость эффекта ИС от степени совершенства применяемых технических и программных средств является более сложной (см. рис. 1.1,6): эффект проявляется только после достижения некоторой критической величины, затем имеет место резкий рост — эффект «первого шага»; насыщение наступает, когда все легко достижимые эффекты и экономия от использования ИС уже получены, а их дальнейшее увеличение требует все более капиталоемких инструментов.
Если В = р-К, где р — постоянный коэффициент, то при Эф = ДВ) можно записать для зависимости эффективности ИС от капиталовложений:
э = ц(К)=лв)-рК.
Кривая, представленная на рис. 1.1,в, показывает, что при очень малых или слишком больших затратах на ИС ее эффективность не только снижается, но может стать даже отрицательной. Видно также, что эффективность может иметь максимальное значение, на кривой оно, равное Э3, достигается при объеме капиталовложений, равном К3. Таким образом, задачами ИМ являются формирование модели эффективности вида, представленного на рис. 1.1, определение на ее основе текущего уровня эффективности и разработка мероприятий по достижению ее оптимального значения.
Следует отметить, что эмпирические данные часто не показывают корреляции между расходами на ИС и производительностью или рентабельностью фирмы в целом. Это называют парадоксом производительности ИТ; естественно, он не способствует однозначной оценке ИТ-проектов.
Предлагаются, в частности, следующие причины появления этого парадокса.Эффект перераспределения. Многие исследования проводятся для определенной отрасли промышленности в целом. При этом возможно, что фирмы, тратящие на ИТ больше среднего уровня, увеличивают также производительность или рентабельность, в то время как компании, тратящие меньше среднего, снижают рентабельность или производительность. При объединении данных для всей отрасли этих различий видно не будет.
Ошибки измерения. Рост производительности так же, как и рост рентабельности, сложно оценить. Вследствие ошибок измерения результаты исследований могут оказаться неверными.
Временные лаги. Существуют разрывы между инвестициями в ИТ и получением возможных результатов. Период времени между вложением и определением его результатов может быть недостаточным.
Стратегическая неизбежность. Если какая-то фирма начинает инвестиционную деятельность, другим компаниям для сохранения положения на рынке приходится гнаться за ней. Через некоторое время вновь достигается первоначальный статус-кво и изменений заметно не будет.
Несостоятельность менеджмента. Это говорит об отсутствии эффективных методов определения затрат и результатов использования И С.
Соображения риска. Работники, ответственные за предотвращение риска, при принятии решения ставят во главу угла не рентабельность, а риск. При этом вполне возможно, что функция, состоящая в принятии качественного решения, улучшается, но прибыль при этом уменьшается.
Однако приведенные соображения не означают, что из-за особенностей И С категория эффективности к ним неприменима. Методики оценки эффективности ИС существуют и разрабатываются, в них по-разному преодолеваются обозначенные проблемы.
Для оценки качества ИТ-проектов можно, конечно, использовать множество внутренних технических и технологических параметров ИС, характеризующих операции по обработке данных — мегабайты, миллионы операций в секунду, время наработки на отказ и т.п. Однако эти параметры напрямую не соотносятся с бизнес-стратегией, поэтому для высшего руководства, определяющего корпоративную стратегию предприятия, они не информативны.Основная проблема заключается в том, что ИС не способна напрямую повлиять на финансово-экономические показатели деятельности организации.
В то же время продукция ИС — полная, оперативная и достоверная информация — используется для обеспечения качества управленческих решений, причем именно верные и своевременные решения являются основой экономического роста и укрепления конкурентоспособности.
Ниже рассматривается классификация известных методик и подходов, позволяющих количественно оценить эффект от реализации ИТ-проекта для достижения поставленных целей.
Затратные методы. Оценка И С производится не на основе измерения результатов, а на основе затраченных ресурсов. При некоторой наивности таких подходов они часто использовались при оценке эффекта от информационной деятельности в советское время.
Методы оценки прямого результата. Эти методики оценивают прямой результат, очевидно следующий из реализации проекта. Например, повышение коэффициента выхода или снижение трудозатрат, или появление побочного продукта основного производства. Данный результат оценивается по текущим рыночным ценам, и если его недостаточно для обоснования прямых инвестиций, добавляется один или несколько дополнительных результатов.
Методы, основанные на оценке идеальности процесса. Данные методики базируются на статистических или динамических сравнительных алгоритмах. Как правило, базовым показателем качества бизнес-процесса выбирается объем реализации основной продукции. Тогда «идеальным» считается бизнес-процесс с лучшими для отрасли показателями затрат на единицу выхода. Популярны также подходы на базе сравнения с альтернативным решением.
Квалиметрические подходы предполагают комплексную оценку качества проекта на основе обработки данных аппаратом репрезентативной теории измерений: статистическими, экспертными и социологическими методами.
Далее в работе будет использоваться приведенная классификация, хотя известны и некоторые другие. Так, в основе классификации, предлагаемой Т. Мейером3, лежит способ вычисления ключевых показателей и предлагаются три категории методов: традиционные, эвристические и вероятностные. Традиционные методы оценивают результаты использования И С одним финансовым показателем, они используют традиционные финансовые расчеты с учетом специфики ИТ и необходимости оценивать риск. В эвристических методах количественные расчеты дополняются субъективными и качественными оценками, которые позволяют определить ценность персонала и процессов.
Вероятностные методы используют статистические и математические модели, позволяющие оценить вероятность возникновения риска.
Еще по теме 1.1. СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД К ОЦЕНКЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНФОРМАТИЗАЦИИ:
- ЗДОРОВЬЕ И ЕГО МЕХАНИЗМЫ С ПОЗИЦИЙ СИСТЕМНОГО ПОДХОДА
- 7.1. Влияние инфляционных процессов на оценку эффективности инвестиций
- 5.2. Подходы к оценке и показатели экономической эффективности менеджмента Экономическая эффективность менеджмента выражает экономическую сущность управленческих
- Системный подход
- ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ РЕШЕНИЙ.
- ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНФОРМАТИЗАЦИИ
- 1.1. СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД К ОЦЕНКЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНФОРМАТИЗАЦИИ
- 1.6. ОСОБЕННОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ BSC ДЛЯ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ
- 16.1. формирование и развитие системного ПОДХОДА К ОЦЕНКЕ КАЧЕСТВА и ЭФФЕКТИВНОСТИ МЕНЕДЖМЕНТА ПРЕДПРИЯТИЙ
- 16.2. СИСТЕМНЫЙ Подход к ОЦЕНКЕ ОПЕРАЦИОННОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
- ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ ИНФОРМАТИЗАЦИИ