<<
>>

8.5. Загородная экскурсия для работников предприятия

Словосочетание «загородная экскурсия» может иметь в восприятии негативный оттенок, поскольку часто сопровождается чрезмерным потреблением выпивки. Однако не это главное. Гораздо чаще поездка за город — правильно спланированная и проведенная — становится подлинным еуе«?-мероприятием, более полезным для корпоративной идентификации и коммуникации в рамках предприятия, чем яркие вывески и e-mail.
Возможность поближе познакомиться с коллегами по работе, мотивация сотрудников и формирование команд — вот лишь отдельные моменты, характеризующие данный вид «««/-мероприятия (см. также «Палаточный лагерь»).

Составной частью загородной поездки для сотрудников может быть и распространение среди них полезных профессиональных знаний. По преимуществу здесь удачно сочетаются деловое и ча-

стное. Особым стимулом к участию в поездке является предложение экскурсионных осмотров интересных мест и достопримечательностей, к которым рядовой потребитель не имеет доступа или же не в состоянии себе этого позволить. Это может быть, например, участие в неординарном обучающем мероприятии (полетный тренажер) или взгляд «за кулисы» компании (промышленного предприятия, фермы). Целесообразно также использовать экскурсионные поездки или путешествия в качестве стимулов для избранных групп сотрудников (например, для «лучшей десятки» или особо отличившегося подразделения).

Отличительные характеристики, которые выделяют загородную экскурсию для сотрудников на фоне прочих мероприятий, сводятся к следующему:

• пребывание в незнакомых местах с частично ограниченными возможностями непосредственного влияния;

• многократная перемена мест;

• смена транспортных средств (автобус, железная дорога, велосипеды);

• любые комбинации на основе связанных с конкретным местом предложений (появляются многочисленные возможности).

8.5.1. Инициирование

Коллективная поездка инициируется прежде всего силами менеджмента (краткие пути принятия решения) через уполномоченных лиц.

Первым шагом в планировании является составление приблизительной концепции, которая содержит или учитывает следующие моменты:

• планирование периода времени;

• количество дней;

• сроки проведения с учетом:

— отпускных периодов у сотрудников;

— периодов авральной работы;

— ожидаемых крупных заказов и решения других серьезных задач;

• внешние факторы;

• приблизительная концепция (экскурсия, момент общения);

• бюджет (примерный).

Сроки проведения экскурсии должны объявляться заранее — как минимум за полгода, а лучше за год до проведения — и включены в календарный план-график деятельности фирмы. Благодаря этому для каждого сотрудника обеспечивается возможность участия в поездке. В противном случае мероприятие, призванное способствовать мотивации коллектива, для многих может быстро обернуться демотивацией.

8.5.2. Старт

После того как намечены временные рамки, приступают к детальному планированию. Сюда входят:

• сбор предложений о возможных целях экскурсии;

• выяснение, кто в чем заинтересован;

• запросы в туристические бюро, фирмы по организации коллективных путешествий, в автобусные предприятия и службы иностранного туризма;

• составление возможных программ (например, программ на каждый день) путем комбинирования предложений.

8.5.3. Подготовка

Поскольку выбор предложений достаточно велик, дальнейшее планирование и подготовка делятся на четыре независимых друг от друга участка задач:

• программа;

• места размещения;

• запись и информирование сотрудников;

• план на случай чрезвычайных ситуаций, возможность связи с руководством.

8.5.3.1. Программа

При планировании программы следует принять во внимание неоднородность группы. Если группа достаточно однородная и малочисленная, общие интересы найти легче. Здесь с энтузиазмом могут быть восприняты специальные пункты программы, например, сплав на плоту. В случае неоднородных групп годятся общеупотребительные цели (осмотры, культурные мероприятия).

Очень важно здесь то, что во время экскурсии, в противоположность рабочим будням, складывается живая и непринужденная атмосфера.

Ее можно добиться исключительно благодаря верному выбору и комбинированию программных пунктов.

Чтобы выстраивать программу с большей уверенностью, имеет смысл проявить предусмотрительность и поинтересоваться у так называемых неформальных лидеров относительно их позиции по поводу тех или иных взятых на заметку целей. Иначе может возникнуть опасность, что многие сотрудники, подстрекаемые сплетнями и слухами, не захотят принять участия в планируемой экскурсии, или на нее с самого начала приклеят негативный ярлык. .

В зависимости от выбора программных пунктов запись сотрудников может быть произведена за несколько месяцев до мероприятия.

При планировании пунктов, касающихся транспортных средств, необходимо разъяснение следующих вопросов.

• На каком максимальном расстоянии от дома может находиться цель поездки? Никто, например, не захочет половину всего времени экскурсии провести в пути.

• Сколько времени будет продолжаться пребывание на месте?

• Какие транспортные средства выносятся на повестку дня (самолет, автобус, такси, корабль, паром, карета, поезд, трамвай...)? Смена транспортных средств также может повысить привлекательность поездки.

• Каковы расстояния между отдельными целевыми пунктами?

• Какой сервис желателен в дороге (например, напитки, туалет)?

8.5.3.2 Места для размещения

В многодневных коллективных поездках необходима возможность ночлега. При выборе мест для размещения следует учитывать следующие моменты.

• Размещение должно соответствовать уровню самой поездки. Дешевенькая ночлежка здесь так же неуместна, как и шикарный отель. В первом случае это означает: «сотрудники вновь вынуждены экономить», в последнем, не мудрствуя лукаво, достаточно вспомнить про деньги, которые выбрасывают на ветер.

• Расположение и окружение гостиницы также существенно влияет на хорошее самочувствие путешественников. Имеется разница между расположением гостиницы в зеленой или прибрежной зоне и в шумном индустриальном ландшафте.

Близость к центру города имеет смысл, если предусмотрена вечерняя культурная программа.

• Необходимо принять во внимание, что, в зависимости от наполненности программы, сотрудникам могут понадобиться такие «удобства», как сауна, фитнес-зал или плавательный бассейн.

• Чтобы избежать неприятных неожиданностей, желательно посетить выбранный отель в процессе подготовки, поесть там, переночевать, если надо, осмотреть помещения, которые можно использовать как учебные. Рекламные проспекты зачастую демонстрируют только наиболее привлекательные стороны.

8.5.3.3. Составление списков и информирование сотрудников

Итак, программа готова, гостиница зарезервирована, сотрудники проинформированы. Памятка для экскурсантов составлена и распространена. Пути назад отрезаны. В памятке для экскурсантов должны содержаться следующие сведения:

• сроки;

• время отправления;

• время возвращения;

• место посадки в транспортное средство;

• адреса (гостиница, целевые пункты программы);

• информационный бюллетень к программе;

• срок сдачи отзывов о поездке;

• содействие участников;

• какие затраты берет на себя предприятие (например, напитки в баре);

• форма одежды (свободная и удобная либо обязательный костюм).

8.5.3.4. Планы на случай ЧП, возможность связи с руководством

Во время коллективных поездок возможность связаться с определенными сотрудниками, менеджером или руководителем предприятия является весьма важным пунктом. Часто это должно гарантировать возможность срочного принятия решений. В эпоху мобильной телефонии это легко достижимо. И все же оператор телефонного коммутатора должен оценивать важность звонка и передавать дальше вызов или информацию только в неотложных случаях. Такой оператор должен быть проинформирован еще в подготовительной фазе, чтобы распоряжаться адекватно. Если в экскурсии принимают участие все сотрудники предприятия, возможно использовать для звонков внешний телефонный коммутатор (агентство).

8.5.4. Пуск

В дни и часы накануне поездки отдельные пункты программы еще раз обсуждаются со стороной, предлагающей свои услуги, чтобы иметь гарантию отсутствия открытых вопросов.

Далее даются указания телефонной службе, а также обеспечиваются заказ и поставка необходимых в автобусной поездке напитков и закусок.

8.5.5. Event

При хорошем планировании экскурсия может всем доставить удовольствие. Важно, чтобы в распоряжении группы был ответственный за поездку, уполномоченный, например, вести переговоры с администрацией гостиницы.

На память об экскурсии можно всем раздать небольшие рекламные сувениры (если в программе значится площадка для игры в гольф, сувениром может стать мяч для игры в гольф с логотипом фирмы).

8.5.6. Последействие

По окончании поездки взятые с собой принадлежности возвращаются на свои места.

8.5.7. Подведение итогов

Составляющие подведения итогов таковы:

• произведение расчетов;

• дополнительный заказ на фотопечать;

• установление обратной связи (обработка отзывов сотрудников).

<< | >>
Источник: У. Хальцбаур, Э. Йеттингер, Б. Кнаусе, Р. Мозер, М. Целлер. Event-менеджмент. М.: Эксмо. - 384 с. : ил. - (Библиотека ЭКСПЕРТА)., 2007. 2007

Еще по теме 8.5. Загородная экскурсия для работников предприятия:

  1. 160. Какие гарантии установлены ТК для работников, привлекаемых к сверхурочной работе?
  2. 264. На основании каких критериев устанавливаются гарантии для работников, совмещающих работу с обучением?
  3. 371. Какие дополнительные гарантии от необоснованных увольнений установлены ТК для работников, не достигших возраста 18 лет?
  4. 415. Какие дополнительные гарантии реализации права на отпуск предусмотрены для работников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях?
  5. 416. Предусмотрены ли для работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, дополнительные гарантии медицинского обслуживания?
  6. 4.1. Стратегическое управление и его значение для развития предприятия
  7. 11.4. Планирование численности работников предприятия. Расчёт бюджета рабочего времени
  8. 5.3.1. Предприятие
  9. 8. Примеры
  10. 8.2. День открытых дверей
  11. 8.5. Загородная экскурсия для работников предприятия
  12. Задание 2. Определение торгового взноса для розничного предприятия
  13. МАТЕРИАЛЬНОЕ СТИМУЛИРОВАНИЕ ТРУДА РАБОТНИКОВ ПРЕДПРИЯТИЯ
  14. Посещение банка Экскурсия для оценки потребностей в обучении
  15. 2.2.11. Разработка инструкций по охране труда для работников