<<
>>

2.3. Мероприятия

В определении мероприятия на первый план выносится не субъективное переживание, а объективный ход событий. Планирование и проведение мероприятий важны для предпринимательства и прочих общественных институтов по многим причинам.

2.3.1.

Классификация

Широкий спектр мероприятий можно классифицировать по таким критериям, как вид (характер, способ проведения), масштабы и цель. Мероприятия, к примеру, могут представлять собой:

• турне, информационные мероприятия и презентации, выступления со сцены;

• дни открытых дверей, экскурсии, осмотры (музеев и т. п.);

• ярмарки, выставки; мероприятия, связанные с продажами;

• семинары, конференции, симпозиумы, выступления с докладами;

• собрания, заседания;

• праздники, юбилеи, торжества; музыкальные, спортивные праздники; дни города;

• досуговые и спортивные мероприятия;

• коллективные поездки с познавательной целью.

2.3.1.1. Цель

По целям мероприятия делятся на (см. определение цели в разделе «Концепция event»):

• непосредственно ориентированные на получение прибыли, проводимые в коммерческих целях частными лицами или группами. Прибыль образуется благодаря участию в мероприятии или в результате действий в процессе event (продажи, заключение договоров). Здесь характер исключительного события служит цели завоевать внимание как можно большего количества участников и побудить их к активности;

2. Введение

• косвенно ориентированные на получение прибыли, проводимые частными лицами или группами в рамках решения собственных задач и реализации собственных целей. Здесь характер исключительного события наряду с завоеванием внимания участников способствует прежде всего созданию позитивного впечатления и поддержке реализации других первостепенных задач. Такие мероприятия могут носить коммерческий (маркетинг) или идейный характер. В особенности это касается частных мероприятий.

2.3.1.2.

Масштабы

Следующий график (рис. 2.5) призван помочь определить место запланированного мероприятия в зависимости от его величины.

Важнейшие критерии масштабов события следующие:

• исполнители (массовость, расходы);

• сервис (охват, количество задействованных лиц, затраты);

• численность посетителей с дифференциацией между общей, пиковой и средней численностью.

Рис. 2.5. Средняя и пиковая численности посетителей

Рис. 2.5. Средняя и пиковая численности посетителей

Таким образом, мы имеем представленные в табл. 2.2 критерии масштабов мероприятия.

В качестве экстремального примера можно привести мета-event — выставку Ехро-2000 в Ганновере, продолжавшуюся 153 дня. Количество посетителей за это время превысило 40 млн. Ежедневно выставку посещали 300 000 человек. Совокупный event состоял из множества единичных исключительных событий, при этом каждый отдельный посетитель имел возможность пережить лишь малую часть общего событийного ряда. С точки зрения посетителей само пребывание на выставке уже было подлинным грандиозным событием.

2.3.1.3. Примеры

Некоторые типичные примеры представлены в табл. 2.3.

Таблица 2.3. Примерный спектр мероприятий

Таблица 2.3. Примерный спектр мероприятий

Таблица 2.3. Примерный спектр мероприятий

Таблица 2.3. Примерный спектр мероприятий

Соответствующая контрольная таблица дает возможность охарактеризовать запланированное исключительное событие (event) согласно его величине.

2.3.2.

Участники

Event, или еуея/-мероприятие, целиком и полностью зависит от участников. В соответствии с характером event трудно провести границу между активными (действующими лицами) и пассивными участниками (целевыми группами).

Следующие соображения должны быть учтены в отношении каждой группы участников. Участники могут:

• обязать себя к участию в мероприятии за гонорар и с условием возмещения издержек (стоимости поездки, накладных расходов);

• участвовать в мероприятии без убытка для себя либо понеся только личные расходы (например, оплатив проезд) (путь протяженностью 100 км занимает по меньшей мере два часа и стоит приблизительно 50 евро, что сопоставимо с расходами на само событие);

• быть вынуждены оплачивать участие в мероприятии либо сообщать о своем прибытии;

• получить приглашение (в т. ч. персональное приглашение).

Участники, тем не менее, постоянно расходуют свое личное время, причем не только на собственно участие, прибытие и отъезд, но и на информацию о мероприятии (пассивно — посредством чтения, активно — путем распространения информации), а также на сообщение о своем прибытии, приобретение входных билетов, сборы в дорогу.

Количество предлагаемых мероприятий продолжает расти, а диапазон их содержания становится все шире, что неизбежно отнимает имеющееся свободное время участников (за вычетом предусмотренного обязательствами). Поэтому организатор event-мероприятия должен активно побуждать к участию все группы лиц.

Диапазон его действий простирается от информирования участников и побуждения их к принятию решений до усиления их решительности, с тем чтобы обеспечить гарантию участия также и в конкурентной ситуации.

В зависимости от вовлечения тех или иных групп лиц планирование участия и количества участников должно осуществляться по-разному. Обслуживание участников до, во время и по окончании мероприятия является важным вкладом в достижение успеха.

Большое значение имеет активизация участников, ведущая к размыванию границ между группами.

Она может осуществляться посредством таких мер, как:

• призывы к активности, отдельные обращения к зрителям, выделенным из общей массы;

• смешивание активных и пассивных участников на всем пространстве, поддержка идентификации с event;

• обмен ролями между активными и пассивными участниками, например в обучающей игре «Priif den Prof.» («Проверь профессора») или в дискуссии «Политики спрашивают, граждане отвечают».

2.3.3. Численность посетителей

Для равномерного распределения посещаемости мероприятия важны прежде всего две величины: пиковая численность посетителей и общая численность посетителей.

Наряду с этим значение имеют отдельные показатели, характеризующие event и его успех, в частности средняя посещаемость, коэффициент сменяемости и равномерность посещаемости.

2.3.3.1. Коэффициент сменяемости

Коэффициент сменяемости (W) представляет собой частное от деления общей численности посетителей (G) на пиковую посещаемость (S). Формула выглядит как W = G/S. При этом значение W = 1 (минимально возможное) показывает, что в данный момент времени присутствуют все посетители.

Предпосылки для высокого значения W, как правило, следующие:

• регулярная сменяемость: срок пребывания D меньше, чем продолжительность мероприятия V. Коэффициент сменяемости W = V/D при равномерной посещаемости (например, выставки, где продолжительность осмотра составляет несколько часов);

• бурный рост числа посетителей в начале и его сокращение к концу мероприятия без наложения во времени (например, на дне открытых дверей, где не все посетители присутствуют одновременно);

• сменяющие друг друга посетители многодневных мероприятий (пример: конец праздничной недели с пятничной поп-программой, субботним вечером фолк-музыки и воскресным концертом) либо событий продолжительностью в один день (участие в дневной программе, вечерний выход при параде).

При значении W = 1 разные посетители могут присутствовать в разное время (например, кто-то до обеда, кто-то после — при совместном обеде).

В длительных мероприятиях необходимо проводить различия между посетителями, имеющими возможность неограниченного входа, и входящими однократно.

Количество последних определяется по фиксированному числу входов, первых — по числу проданных билетов либо по спискам.

Следующий график (рис. 2.6) отражает два возможных варианта, как при одном заданном количестве посетителей в час может варьировать их общее и пиковое число.

2.3. Мероприятия

Рис. 2.6. Коэффициент сменяемости

Рис. 2.6. Коэффициент сменяемости

Высокий коэффициент сменяемости означает, что:

• не все посетители участвуют во всех составляющих event-ме-роприятия (особенно это относится к открытию и закрытию);

• у разных посетителей складывается разное представление о событии;

• вместимость мероприятия составляет лишь часть (1/W) от общего числа посетителей.

При планировании event-мероприятия следует дифференцированно определять различные количества посетителей, охватывать их и управлять ими. Еще на стадии первоначального замысла при высоком коэффициенте сменяемости нужно принять во внимание различия между совокупным event с точки зрения устроителей и event в представлении посетителей.

2.3.3.2. Средняя численность посетителей

Средняя численность посетителей (М) есть частное от деления количества человеко-часов (В) на общую продолжительность мероприятия (V), т. е. М = B/V. Показатель средней численности посетителей только отражает, насколько используется вместимость К. При полном использовании М = К.

Средняя численность посетителей (М) меньше, чем пиковая численность посетителей (S), а последняя, в свою очередь, не пре-

вышает вместимости (К), т. е. М < S < К. Степень использования m = М/К < 1. На коэффициент доли использования q = G/K влияет большое количество факторов, поэтому его значение может быть как больше (при высокой сменяемости участников), так и меньше (в случае неполного использования вместимости).

Значение q = 1 может возникать в случае, когда мероприятие вмещает 25 % посетителей, но отдельные посетители присутствуют постоянно только четверть времени (m = qxr).

2.3.3.3. Оценка и управление

Численность посетителей одного мероприятия не является величиной неизвестной, равно как и не является следствием стечения обстоятельств. Хороший менеджмент мероприятия отличается тем, что:

• численность посетителей может быть предсказана до известной степени точно;

• численность посетителей планируется с точки зрения оптимального event;

• численность посетителей можно оптимизировать, управляя ею перед мероприятием и в процессе его проведения;

• отклонения в численности посетителей требуют осознанной реакции.

В основе оценки численности посетителей может лежать опыт, влияние внутренних и внешних факторов, собственные действия и итоговые записи. Во многих случаях получение независимой оценки способно улучшить результат.

Правильное определение численности посетителей важно в связи с тем, что:

• пустые залы столь же критичны для восприятия события, как и длинные очереди;

• для финансового успеха необходимо достаточно большое количество участников;

• превышение допустимой вместимости чревато разного рода рисками и проблемами.

Оценки численности посетителей, наблюдения за ней и управление ею весьма важны для успеха мероприятия. Здесь возможны такие меры, как:

• планирование мероприятия с учетом вместимости и коэффициента сменяемости, потенциальной заинтересованности и особенно целей event-мероприятия;

• управление посредством коммуникации, заключения контрактов (например, по поводу ценообразования и других условий) и направления потока посетителей в определенное русло (в порядке очередности);

• реагирование на отклонения путем попыток регулирования или адаптации мероприятия:

— пространственное или временное расширение либо сокращение мероприятия;

— дополнительные мероприятия иного рода, например организация развлечений для стоящих в очереди.

2.3.3.4. Резюме

Отдельные показатели и их значения обобщены в табл. 2.4, 2.5.

Таблица 2.4. Параметры численности посетителей и продолжительности мероприятия

Таблица 2.4. Параметры численности посетителей и продолжительности мероприятия

Таблица 2.5 Показатели Event

Таблица 2.5 Показатели Event

При длительном или продленном мероприятии по данным критериям могут быть оценены определенные составные части мероприятия, дни или места их проведения. Благодаря этому проясняются основные «центры тяжести» (зоны с высокой численностью посетителей) и «узкие места» (зоны с высокой степенью использования вместимости).

<< | >>
Источник: У. Хальцбаур, Э. Йеттингер, Б. Кнаусе, Р. Мозер, М. Целлер. Event-менеджмент. М.: Эксмо. - 384 с. : ил. - (Библиотека ЭКСПЕРТА)., 2007. 2007

Еще по теме 2.3. Мероприятия:

  1. Приложение B.1 О ТОВАРАХ ДЛЯ ДЕМОНСТРАЦИИ ИЛИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ НА ВЫСТАВКАХ, ЯРМАРКАХ, КОНФЕРЕНЦИЯХ ИЛИ ПОДОБНЫХ МЕРОПРИЯТИЯХ
  2. Мероприятия по укреплению связей с постоянными клиентами
  3. Интегрированный маркетинг мероприятий
  4. О мероприятиях
  5. Организационные мероприятия по осуществлению государственной региональной политики.
  6. 1.1. Мероприятия и event
  7. 2.3. Мероприятия
  8. 2.6. Планирование мероприятия
  9. 4.2.1. Место проведения мероприятия
  10. 6. Управление мероприятием
  11. 6.5. Вспомогательные средства менеджмента мероприятий
  12. События или мероприятия
  13. КАКИЕ АДМИНИСТРАТИВНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ НЕОБХОДИМЫ ДЛЯ ПРОЦЕССА РАЗРАБОТКИ УР?
  14. 11.3. Инновационная деятельность на предприятии и трудности принятия решений по инвестиционным мероприятиям (проектам)