<<
>>

6.2.2. Планирование ресурсов

Как и при планировании времени, основой для планирования ресурсов служит структурный план проекта (СПП). Из определенных в СПП рабочих пакетов могут быть выведены необходимые виды ресурсов (рабочая сила, оборудование, материалы, денежные средства...).
Правда, при большом количестве вывести их на основе СПП непросто, поскольку планирование держится на не слишком надежных показателях. По возможности лучше напрямую воспользоваться опытными данными или знаниями экспертов, чтобы суметь оценить хотя бы приблизительный объем ресурсов. Еще одним основанием для планирования может стать оценка ресурсов. Оценка дает возможность более точного представления поставленной цели. Без такого представления нельзя просчитать затраты на проведение еуея/-мероприятия. Хорошие оценки, тем не менее, могут повысить точность прогноза и сократить риск, однако стопроцентно надежными их назвать нельзя.

6.2.2.1. Оценка затрат

Ниже приводится схема необходимых действий для определения затрат.

1. Постановка цели проекта, определение запланированного

evenr-мероприятия.

2. Распределение целостного проекта по обозримым рабочим пакетам посредством структурного плана проекта.

3. Учет важнейших факторов влияния:

• объем / численность посетителей;

• сложность / масштаб event,

• количество сотрудников (включая добровольных помощников);

• продолжительность проекта.

4. Поиск аналогичных проектов/мероприятий с сопоставимыми факторами влияния. Нахождение величины необходимых затрат через аналогии.

5. Определение общих затрат для рабочих пакетов с оценкой возможных отклонений вверх или вниз. Определение затрат путем подсчета суммы расходов в рабочих пакетах.

6. Контроль посредством сравнения результатов. Затраты на проект в целом могут определяться как сумма затрат на его составляющие. Здесь важно реалистично оценивать затраты и имеющиеся в наличии ресурсы.

Важным основанием для реалистической оценки затрат является измерение затрат и ресурсов в одном масштабе, т. е. нужно использовать либо рабочие дни, либо часы. Оценка часов привлекательна тем, что суммируется фактическое (нетто) рабочее время (продуктивное рабочее время) и затем делится на рабочее время продолжительностью от 8 до 10 часов. При этом забывают о так называемых «пожирателях ресурсов», а потому получающийся в итоге график вскоре оказывается невозможно соблюсти. Типичными «пожирателями ресурсов» являются:

• неизбежные и необходимые паузы (вряд ли кто-либо способен 10 часов подряд, сконцентрировавшись на своей задаче, выполнять ответственную работу);

• отвлекающие внешние моменты в частной жизни и на службе (руководитель проекта, сотрудники, друзья);

• прочие необходимые вспомогательные виды деятельности (приобретение ресурсов, осуществление функций контроля);

• время, затрачиваемое на дорогу и ожидание (перепоручения);

• необходимые коммуникации (обсуждения, доклады).

6.2.2.2.

Планирование затрат

Чтобы суметь определить общие затраты во время работы над проектом в целом и в процессе планирования, нужно продуманно распределить все затраты по их видам и носителям. Основу для такого разделения вновь составляет структурный план проекта, разбивающий целостное мероприятие на обозримые участки работ. Возможное распределение затрат по их видам и носителям в рамках еуея/-менеджмента выглядит следующим образом.

Виды затрат

• Затраты на отдельные проекты:

— затраты на персонал;

— затраты на материалы;

— арендная плата за необходимое оборудование;

— расходы на необходимые устройства и механизмы;

— расходы на сторонние услуги;

— дорожные расходы, затраты на обучение и специальную литературу;

— затраты на электронную обработку данных;

— затраты на безопасность и транспортные расходы.

• Затраты на проект в целом:

— затраты на управление;

— затраты на обслуживание проекта;

— арендная плата;

— прочее.

Носители затрат

• Проект в целом.

• Составляющая проекта.

• Рабочий пакет.

Распределение общих затрат на проект по видам и носителям имеет большое значение для последующего контроллинга, поскольку именно благодаря ему возможно провести продуманное сравнение плановых и фактических расходов в процессе реализации проекта. Далее имеет смысл приурочить отдельные затраты к запланированным отрезкам времени и все имеющиеся на данный момент затраты представить на временной шкале. Таким образом можно вовремя распознавать «финансовые бреши» и принимать соответствующие меры.

6.2.2.3. Планирование персонала

Так же, как в рамках предприятия, в рамках менеджмента мероприятия планирование персонала является важнейшим фактором успеха. Для успешного осуществления проекта мероприятия сотрудники должны удовлетворять следующим требованиям:

• профессиональная компетентность;

• личностная и социальная компетентность;

• умение работать в команде;

• высокая мотивация к работе.

У истоков планирования персонала стоит определение потребности в надлежащей квалификации сотрудников и в постановке актуальных задач. Посредством рабочего структурного плана могут быть намечены отдельные участки работ и виды деятельности. Необходимые здесь сотрудники с соответствующей квалификацией и представляют собой требуемый персонал. Определив, к чему сводится потребность, переходят к анализу кадрового состава, посредством которого выясняют, работники какой квалификации имеются в распоряжении устроителей, т. е. насколько потребность в персонале уже удовлетворена. Если имеющиеся в наличии кадры не удовлетворяют потребность в персонале или отсутствуют специалисты определенной квалификации, можно задействовать сторонние фирмы по оказанию услуг либо обеспечить дополнительное обучение. В случае организации дополнительного образовательного процесса или реализации программ овладения той или иной специальностью возникающие в связи с этим затраты времени должны быть учтены и включены в планирование сроков.

<< | >>
Источник: У. Хальцбаур, Э. Йеттингер, Б. Кнаусе, Р. Мозер, М. Целлер. Event-менеджмент. М.: Эксмо. - 384 с. : ил. - (Библиотека ЭКСПЕРТА)., 2007. 2007
Помощь с написанием учебных работ

Еще по теме 6.2.2. Планирование ресурсов:

  1. 20.2. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПЛАНИРОВАНИЯ РЕСУРСОВ ПРОЕКТА
  2. Планирование человеческих ресурсов организации
  3. Планирование запасов топлива и материальных ресурсов
  4. Тема 11. Планирование трудовых ресурсов и оплата труда работников на предприятии ИГиТ
  5. 6.2.1. Взаимосвязь между стратегическим планированием, планированием на несколько лет и годовым планированием
  6. 1. Понятие рынка ресурсов. Спрос и предложение на рынке ресурсов.
  7. 6.2.2. Планирование на несколько лет на примере инвестиционного планирования
  8. 2.2. Управленческие системы: долгосрочное планирование, стратегическое планирование
  9. 1.4. Политические и организационные аспекты управления человеческими ресурсами. Система управления человеческими ресурсами
  10. 4.2. Зарубежный опыт управления человеческими ресурсами Международные параметры управления человеческими ресурсами
  11. Стратегическое планирование и роль маркетинга 2.1. Основные понятия стратегического планирования
  12. 15. Планирование маркетинга 15.1. Общие концепции планирования маркетинга
  13. УПРАВЛЕНИЕ РЕСУРСАМИ
  14. 6.3. Управление ресурсами портфеля проектов
  15. УПРАВЛЕНИЕ ТРУДОВЫМИ РЕСУРСАМИ
  16. 20.1. ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ РЕСУРСАМИ ПРОЕКТА
  17. 3.2.3. Ресурсы знаний
  18. 1.2. Сущность управления человеческими ресурсами |
  19. 17.2. Управление человеческими ресурсами
  20. 3.1. Государственное управление информационными ресурсами