<<
>>

3.5.3. Образец предложения спонсору

Ниже сформулирован примерный пакет. Предложение сводится к основному спонсированию мероприятия. Для презентации важно иметь обоснование, выполненное на высоком уровне, с качественными видео-, фото- и другими приложениями. Обоснование для презентации может быть дополнительно представлено на CD-ROM.

Предложение предваряется титульным листом (как минимум содержащим заголовок), на котором потенциальный спонсор уже обнаруживает себя: «Спонсор «Имярек» представляет III Музыкальный фестиваль в городе N».

Содержание предложения подразделяется на разделы о концепции мероприятия, оказании услуг и получении ответных услуг.

Введение

Здесь дается краткая характеристика мероприятия, его устроителя и поясняется, почему к спонсору обращаются с предложением и какие преимущества он будет иметь как спонсор. Здесь же называются приблизительные сроки проведения. Следует отличать плановые показатели от рекомендуемых параметров, выводимых на основании данных предыдущего мероприятия. Если мероприятие проводится впервые, для сравнения целесообразно использовать численные показатели аналогичных мероприятий других организаторов.

Концепция мероприятия

Здесь представлена подробная информация о мероприятии:

• сведения о месте проведения мероприятия, дате проведения, продолжительности и т. д.;

• вид мероприятия, программа (выступление музыкальных ансамблей), характеристика, ход мероприятия (запуск посетителей, окончание программы) и т. д.;

• другие сведения о мероприятии: платный или бесплатный вход, вид еды и напитков, услуги (места на автостоянке, палаточный лагерь и т. д.), если необходимо — инвестиции устроителя в программу и продажи;

• данные о регионе проведения мероприятия (покупательная способность населения и т. д.);

• количество посетителей, распределение посетителей по дням и часам;

• целевые группы (прежде всего важны указания на возраст и пол, дополненные данными об образовании, доходах, покупательной способности);

• концепция коммуникаций, включая вид, количество, контакты, диапазон охвата, инвестиции (ТВ, радио, печать, плакаты, Интернет и т. д.);

• медиапартнер;

• запланированные контакты с СМИ;

• показатели товарооборота (например, пивоваренная компания должна привести сведения о запланированной продаже пива).

Кстати, могут оказаться полезными фото- и видеоматериалы, сообщения о мероприятии в прессе, а также планы и наброски с места действия, включая представление площадей, предназначенных для размещения рекламных объявлений.

Предлагаемые спонсору услуги

Ответные услуги организатора мероприятия могут сводиться к следующему.

• Упоминание спонсора «Имярек» в качестве основного спонсора с использованием лозунга «Имярек» представляет:».

• Упоминание имени и/или логотипа спонсора во всех рекламных средствах в ряду сведений о медиасодействии (название рекламного средства, количество плакатов, флаеров, входных билетов, проспектов, каталогов, сообщений, объявлений в газетах с соответствующей численностью установленных контактов, на телевидении, радио и т. д.). Примечание: в идеале прилагаются уже оформленные рекламные средства, в которых ясно отражены вид и формат представления данного спонсора, а также его соотношение с представлением других спонсоров. Полезным может быть соблюдение пропорций, выраженных в процентах, например: размер шрифта, которым печатается наименование следующего по значимости спонсора, составляет максимум 50 % от размера шрифта, используемого для представления основного спонсора.

• Право на представление бренда на event-мероприятш или в местности, где это мероприятие проводится, в установленном объеме (здесь необходима подробная разработка возможностей самой рекламы, а также рекламных площадей), включая возможность представления на мониторах, сцене, заборах, с использованием увеличенных фотоснимков, изображений на одежде персонала и т.

п. Здесь также могут регулироваться процентные отношения представленности между спонсорами.

• Предоставление спонсору эксклюзивных прав на сбыт продукции. Например, в области пивоварения это исключительное право на продажу пива в разлив и на рекламирование своей продукции (т. е. в месте проведения мероприятия и его окрестностях не может находиться реклама других производителей пива). Примечание: если мероприятие проводится в арендуемом зале или на стадионе, в первую очередь нужно выяснить, насколько устроитель в состоянии передать такие права, т. е. насколько возможно арендовать зал без имеющихся в нем атрибутов сторонней рекламы.

• Возможности продвижения продукции на еуеи/-мероприятии: спонсор вправе организовать собственную торговую точку, задействовать команду продвижения и осуществлять продажу своих товаров.

• Возможность использования преимуществ, предоставляемых event, при осуществлении спонсором коммуникативных мер, например в форме торгового продвижения продукции спонсора (продвижение «в нагрузку» — с упоминанием мероприятия на товарах спонсора) или путем включения мероприятия в обычную коммуникацию спонсора (в той мере, в какой это для него желательно).

• Подключение спонсора к связанной с event работе с общественностью путем сообщений в СМИ (ежедневные и еженедельные газеты, общенациональные телевизионные каналы), а также лотерейных розыгрышей по радио.

• Определенное количество контрамарок, почетных приглашений и VIP-билетов, включающих ресторанное обслуживание.

• Личные встречи с исполнителями, проведение закулисных переговоров и т. д.

• Заявка на медиапартнера, дополнительные услуги со стороны медиапартнера.

• Обустройство VIP-лож, возможность обслуживания для клиентов спонсора, особо выделенные стоянки для автомобилей.

Ответные услуги спонсора

Ожидаемые взамен действия со стороны спонсора должны быть расписаны абсолютно точно и в полном объеме, со всеми зависимостями и критериями (количество посетителей, особенности проведения).

• Размер спонсорского вклада (состоящий из фиксированной постоянной суммы и, при известных обстоятельствах, из переменной части суммы, например в зависимости от численности посетителей).

• Способы осуществления платежей, включая (в ряде случаев) вид первого взноса (задатка), дальнейшие внесения платежей, указания относительно сроков действия договора, способы заключения договоров (кто подписывает договор), документация на НДС и т. д.

• Дополнительное содействие (например, действие по осуществлению коммуникации со стороны спонсора или участие в форме предоставления бесплатных товаров от спонсора).

• Важно: предложение заканчивается сообщением дополнительной информации. Здесь должны быть оговорены условия возможных дополнительных платежей со стороны спонсора (например, плата за установку флагов и баннеров в районе проведения мероприятия), приведены ограничения по срокам принятия решения, т. е. о том, как долго будет оставаться в силе данное предложение или до какого времени должно быть принято решение.

Исходя из принципов данного предложения об основном спонсировании можно сформулировать аналогичные предложения о спонсировании отдельных составляющих event. Наряду с основным может быть предложено спонсирование по частям. Здесь имя спонсора включается в список лиц, задействованных в мероприятии. Состав спонсоров должен быть тщательно продуман. Конкурирующие предприятия не могут быть заняты в одном и том же мероприятии, а вот привлечение сотрудничающих друг с другом фирм, напротив, весьма целесообразно.

Соответственно значимости спонсора, работу с ним в период как до начала мероприятия, так и в процессе и по окончании мероприятия должен осуществлять специально назначенный ответственный сотрудник.

К выполнению этим сотрудником его функций предъявляются очень высокие требования. Мало того, что он должен использовать все возможности, чтобы удовлетворять пожелания спонсора и координировать интересы различных спонсоров, он обязан заботиться еще и о том, чтобы это не противоречило характеру мероприятия. Очень важно не допустить, чтобы спонсор на мероприятии доминировал, поскольку это может вызвать соответствующую негативную реакцию посетителей.

Исходя из прошлого опыта, на крупных мероприятиях, таких как музыкальные фестивали, хорошо себя зарекомендовало сотрудничество с одним спонсором из сферы производства потребительских товаров и с одним или несколькими медиапартнера-ми. Но, если мероприятий такого масштаба совсем немного, можно перенести основные принципы и составляющие спонсирования и на мероприятия помельче.

Медиапартнер предоставляет в распоряжение организаторов event рекламное время или оказывает им другие рекламные услуги. Тем самым он использует event для повышения своей известности в определенных целевых группах. Спонсор задействует представителей СМИ в собственных интересах, благодаря чему, наряду с традиционной рекламной кампанией, он привлекает всеобщее внимание к своим действиям как спонсора.

При хорошем сотрудничестве услуги спонсора сводятся не только к вложению денег, но и к дополнительным действиям, например рекламного характера. Очень успешным может оказаться такое партнерство, при котором event становится составной частью собственного маркетинг-микса спонсора (см. раздел 3.7).

Наряду с рекламированием мероприятия или участия в нем спонсора в традиционную рекламную кампанию спонсора могут быть включены печатные объявления, интернет-сайты, акции по продвижению и программы обязательств перед клиентами. В рамках промоушн-акций спонсора могут разыгрываться в лотерею входные билеты на мероприятие. Спонсор использует атмосферу эмоционального подъема, характерную для event, чтобы сделаться ближе к своим клиентам. Этому способствуют так называемые VIP-treatments, т. е. предоставление спонсору особых услуг, недоступных простым посетителям. Например, «meet and greet* («встречи и приветствия») с известными исполнителями, проведение переговоров за кулисами и т. д. Сотрудники спонсора представляют интерес с точки зрения реализации входных билетов. Спонсор может содействовать своим работникам в приобретении билетов по льготным ценам.

Сотрудничество с медиапартнерами может быть осложнено в случае, если еуеи7-мероприятие проводится впервые или его успех вызывает сомнение. В стартовой фазе медиапартнеры при такой си-

туации предпочитают воздерживаться от дополнительных услуг, таких, как бесплатные рекламные сообщения по радио, все затраты здесь должен брать на себя устроитель. Если же впоследствии выясняется, что мероприятие просто обречено на успех, то потенциальные медиапартнеры — теперь уже добровольно — на ходу заскакивают в трогающийся поезд с соответствующим пакетом предлагаемых услуг.

Наряду со спонсированием к проведению мероприятия можно привлечь средства культурной общественности городов и муниципальных образований. Как правило, деньги культурного ведомства предназначены для того, чтобы проводить в регионе эффектные зрелищные мероприятия. Возможности здесь весьма и весьма различаются от города к городу. Обыкновенно круг мероприятий, достойных материальной поддержки, ограничен, либо в отношении таких мероприятий имеются строгие критерии с точки зрения экономических факторов (прибыльности и т. п.). Наряду с финансированием помощь города зачастую выражается в форме бесплатной или льготной аренды зала. К этому можно также прибавить консультационные услуги или содействие в сфере продаж. Компетентные ведомства или учреждения отчасти возлагают на себя спонсорские функции. Соответствующая информация содержится на сайте города или его культурного ведомства.

В заключение следует отметить, что предлагаемые спонсору условия поддержки мероприятия должны быть возможны или допустимы с юридической точки зрения. В частности, при заключении договора с исполнителями или их менеджерами необходимо заранее выяснить, каких спонсоров они согласны признать и в какой мере данные спонсоры вправе упоминать, наряду с мероприятием, свое участие в выступлении исполнителей и использовать их изображения. В случае значительных или критических (с финансовой и юридической точки зрения) действий по спонсированию рекомендуется составлять договор со спонсором через адвоката.

<< | >>
Источник: У. Хальцбаур, Э. Йеттингер, Б. Кнаусе, Р. Мозер, М. Целлер. Event-менеджмент. М.: Эксмо. - 384 с. : ил. - (Библиотека ЭКСПЕРТА)., 2007. 2007

Еще по теме 3.5.3. Образец предложения спонсору:

  1. 2. Предложение. Закон предложения. Кривая предложения. Факторы, отклоняющие кривую предложения.
  2. § 2. ОТЛИЧИЕ РАЦИОНАЛИЗАТОРСКИХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ ОТ ДРУГИХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ
  3. 4.8. Закон предложения. Кривые предложения
  4. Вторая встреча со спонсором
  5. Первая встреча со спонсором
  6. Подготовка ко второй встрече со спонсором
  7. Получение или неполучение разрешения: третья встреча со спонсором
  8. Подготовка к третьей встрече со спонсором
  9. Роль спонсора проекта
  10. СПОНСОР - "БЕЗДЕЛЬНИК"
  11. Проведение второй встречи со спонсором
  12. Спонсор анализирует итоги рамочной встречи
  13. Ной готовится к третьей встрече со спонсором, 8 февраля 2000 года до нашей эры
  14. Образец простого векселя
  15. Образец переводного векселя