Информация о персонале

Эффективное управление персоналом организации невозможно без отработанной системы информации, которая должна давать исчерпывающие сведения о работниках, служить исходной базой для их расстановки, перемещения, и наиболее эффективного использования.

В системе управления персоналом внедрены некоторые унифицированные виды документации:

• плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, по оплате труда);

51

• первичная учетная (учет труда и зарплаты);

• отчетно-статистическая (численность сотрудников, баланс рабочего времени, средняя зарплата, производительность труда, высвобождение работников);

• социальное обеспечение (пенсии, пособия, льготы, социальное страхование);

• организационно^распорядительная (акты, письма, докладные записки, приказы, правила, решения).

Кадровые службы в обязательном порядке заводят на сотрудников личные дела. В соответствии с вышеприведенной классификацией составляются проекты приказов (о приеме на работу и увольнении, о переводе и перемещении, о награждении), план (отчет) подготовки и повышения квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с указанием подразделений и категорий, штатное расписание, табели учета рабочего времени, трудовые договоры (контракты), графики аттестации сотрудников, направления для трудоустройства и т.д.

Сведения о персонале можно представить в виде схемы (рис. 10).

52

Рис.

Информация о персонале включает совокупность всех оперативных сведений, а также их обработку для кадрового планирования.

К ее оформлению предъявляется ряд требований:

• простота — информация должна содержать только те данные и в том объеме, которые необходимы в конкретном случае;

• наглядность — сведения должны быть немногословны, т.е. представлены таким образом, чтобы можно было быстро определить главное, для этого используют таблицы, графики, цветное оформление материала;

• однозначность — сведения не должны допускать двоякого толкования, они формируются в соответствии с требованиями грамматики и логики;

• сопоставимость — сведения приводятся в сопоставимых единицах и относятся к поддающимся сравнению объектам как внутри организации, так и вне ее;

53

• преемственность — сведения о кадрах за разные временные периоды должны иметь одну методику подсчетов и одинаковые формы представления;

• актуальность — сведения должны быть свежими, предоставляются оперативно и своевременно.

Использование персонального компьютера позволяет работнику отдела кадров любого уровня (при соблюдении принципа санкционированного доступа) оперативно получать необходимую информацию, составлять статистическую отчетность, прогнозировать потребность в движении кадров, выводить информацию как на экран, так и на печатающее устройство, дополнять различные формы документов, вести и корректировать информационную базу по кадрам.

Вопросы для повторения^ и обсуждения

1. Каковы основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом?

2. Что относится к важнейшим аспектам централизованного регулирования трудовых отношений?

3. Что включает в себя сфера локального регулирования трудового процесса?

4. Какие системы документации ведутся в кадровой службе?

5. Какие требования предъявляются к информации о персонале?