ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАТРИЦЫ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН

Когда использовать. Матрица заинтересованных сторон особенно полезна на ранних стадиях формирования команды и планирования команды. Она дает в руки инструмент для идентификации широкого набора ключевых игроков проектной организации, их влияния на различные параметры проекта и критерии успеха.
Матрица заинтересованных сторон становится каркасом для разработки планов взаимодействий проекта и планов управления отношениями между заинтересованными сторонами в виде части общего плана развития команды, являющегося руководящим документом по оптимизации процесса интеграции и увеличения эффективности команды в течение всего жизненного цикла проекта.

Время разработки. Матрица заинтересованных сторон может быть разработана в две стадии:

421 •

схематичное построение матрицы. Это может быть выполнено менеджером проекта без посторонней помощи. В ходе этой стадии происходит определение ключевых заинтересованных сторон и их влияний на основные параметры проекта. Требуемое время — 30 минут.

Построение команды •

детальное построение матрицы. Оно включает в себя точную подстройку и ратификацию широкого спектра (обширной совокупности) заинтересованных сторон и тщательное оценивание их влияния на параметры проекта. Это может быть выполнено небольшой группой лиц высокого ранга, знакомых с интерфейсами проекта. Привлечение заинтересованных сторон извне основной команды может быть особенно полезно для получения реалистичной перспективы (точки зрения). К таким привлекаемым со стороны заинтересованным сторонам относятся функциональные группы поддержки, заказчики, контракторы (подрядчики) и сообщества по интересам (с особыми интересами). Мозговой штурм, концентрация команды, метод Delphi и бенч-маркинг подобных предыдущих проектов приведут к построению детальной матрицы заинтересованных сторон. Требуемое время — от 2 до 4 часов.

Выгоды. Преуспевающие проектные команды знают, каким образом строить отношения сотрудничества и образовывать взаимовыгодные союзы среди всех заинтересованных сторон. Матрица заинтересованных сторон представляет собой простой инструмент, с помощью которого команда может идентифицировать и оценить влияние, оказываемое отдельными заинтересованными сторонами на те или иные параметры проекта. Матрица также обеспечивает каркас для идентификации тех условий, которые необходимы для

получения сотрудничества и приверженности заинтересованных сторон в обмен на удовлетворение специфических нужд и пожеланий. Эта современная управленческая концепция описывается как «обмен валют» [7]. Матрица заинтересованных сторон стала важным современным инструментом для эффективной работы в условиях запутанных паутин отношений, характерных для современных проектных ситуаций, и для создания сплоченной приверженной делу проектной команды, включающей в себя все заинтересованные стороны.

Преимущества и недостатки. К преимуществам данного инструмента относится то, что он: •

обеспечивает шаблон для сводного представления заинтересованных сторон и их влияния на параметры проекта; •

обеспечивает каркас для отображения интерфейсов проекта и средств организации;

ОТОБРАЖЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ ЗАВИСИМОСТЕЙ

Глава 10

422

Матрица заинтересованных сторон может быть полезной при картографировании зависимостей между членами проектной команды, организациями поддержки, заказчиками и другими заинтересованными сторонами проекта. Это важный шаг в построении социальной среды, необходимой для эффективного взаимодействия всех игроков ради достижения успеха проекта. Матрица заинтересованных сторон проекта помогает рассмотреть такие важные вопросы, как: •

В чьей поддержке и сотрудничестве мы нуждаемся? •

Какие организационные конфликты существуют между заинтересованными сторонами? •

Имеем ли мы необходимые обязательства со стороны группы поддержки, имеющей критическую важность для успеха проекта? •

Кто будет разрешать те или иные конкретные проблемы? •

Какие пути взаимодействия существуют между интерфейсами? •

Какие средства мы имеем для того, чтобы повлиять на наших заинтересованных сторон? •

Включили ли мы надлежащих людей из группы с особыми интересами АВС? •

Как мы можем помочь в развитии влияния команды KLM? •

Как мы можем достичь влияния на ресурс Q? •

Как мы можем усилить взаимодействие по интерфейсу ITF? •

Чье согласие нам необходимо для того, чтобы приступить к выполнению? •

Кто является ключевыми лицами, принимающими решения, для данного релиза? •

Чьего противодействия нам следует ожидать? •

Какие отношения мы имеем с PQR? •

Какие мы имеем альтернативы ресурсу X? •

Как мы разделяем эту ответственность с XYZ? •

Как эти люди оценивают нашу производительность? •

обеспечивает каркас для создания полной проектной команды и для управления отношениями между заинтересованными сторонами. •

обеспечивает каркас для управления проектами в контексте стратегии компании; •

помогает работать с заинтересованными сторонами на проактивной основе с целью разрешения потенциальных проблем, конфликтов и непредвиденных ситуаций; •

разработка матрицы заинтересованных сторон и ее применение создает среду, благоприятствующую построению команды и организационному обучению.

К недостаткам данного инструмента относятся следующие: •

Определенные затраты времени и лидерские навыки требуются для разработки входных данных матрицы. •

Значительные затраты времени и лидерские навыки требуются для отображения данных матрицы в формате сетки влияния заинтересованных сторон, плана развития команды или анализа факторов успеха проекта [8].

Построение команды

423 •

Возможность возникновения конфликтов из-за различного восприятия профиля (совокупности характеристик) заинтересованной стороны. •

Чрезм.ерное доверие к матрице заинтересованных сторон для целей в управлении проектами. •

Матрица м.ожет потерять свою актуальность при изменении проектного окружения, если ее не подвергать постоянному обновлению.

Вариации. Структура и применение матрицы заинтересованных сторон может широко варьироваться. Например, элементы матрицы могут быть показаны в более или менее количественном виде, например, с использованием буквенных или цифровых весовых коэффициентов либо графических символов. Заинтересованные стороны могут быть описаны «в общем», как показано на рис. 10.4, или перечислены по отдельности. Формат матрицы задач также часто используется для сводного представления информации о заинтересованных сторонах. Самые значительные вариации имеют место в графическом представлении отношений между заинтересованными сторонами. Ярким примером такой вариации является сетка влияния заинтересованных сторон (рассмотренная выше), которая вытекает из матрицы. Эти диаграммы и графики отражают влияния заинтересованных сторон, действия руководства, критерии успеха проекта, денежные средства и другие параметры проектной среды с целью построения модели успеха проекта и создания команды, способной привести проект к успеху. Еще одна широко известная вариация — ранжирование заинтересованных сторон по тем или иным параметрам [8, 9].

Адаптация матрицы заинтересованных сторон. Матрица должна быть структурирована так, чтобы благоприятствовать получению и накоплению наиболее актуальной информации, необходимой для развития полной команды, ее интерфейсов и отношений с заинтересованными сторонами. Глубокое понимание проектного окружения и бизнес-стратегии необходимо для того, чтобы опреде-

ПРОВЕРКА МАТРИЦЫ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН

Убедитесь, что матрица заинтересованных сторон надлежащим образом структурирована и эффективно применяется. Если это так, то вы должны быть способны:

424 •

Идентифицировать элементы для каждой оси матрицы: 1) заинтересованных сторон и 2) параметры проекта, после чего сгруппировать их по категориям.

Глава 10 •

Обозначить степень влияния заинтересованных сторон на различные параметры проекта. •

Показать степень влияния символически или численно, не вдаваясь сверх меры в детали. •

Разрабатывать матрицу в несколько шагов: первый шаг выполняется силами менеджера проекта и представляет собой рассмотрение заинтересованных сторон и параметров проекта, на втором шаге привлекаются ключевые члены команды и персонал, отвечающий за интерфейсы проекта. •

Оси матрицы заинтересованных сторон должны быть согласованы с фактической организацией проекта. Адаптация шаблона, показанного на рис. 10.5, под конкретную ситуацию, абсолютно необходима. •

Использовать матрицу как источник информации и катализатор для разработки более всесторонних карт интерфейсов и планов развития команды. •

Вовлекать всю проектную команду в разработку матрицы и использовать окончательный документ совместно со всеми членами команды. •

При применении матрицы основной акцент делать на управление отношениями, пересекающими организационные границы, механизмы обучения в организации и совершенствование.

лить наиболее уместные параметры матрицы, которые влияют на ход исполнения проекта. Ценность матрицы заинтересованных сторон состоит в том, что она может быть использована как инструмент построения команды. Для того чтобы быть эффективным инструментом развития команды, члены проектного сообщества должны видеть себя ключевыми игроками в исполнении проекта. Матрица и вытекающие из нее документы должны подчеркивать важность этих членов команды, а также помогать им взаимодействовать друг с другом и решать проблемы.

РЕЗЮМЕ

425

Матрица заинтересованных сторон поддерживает усилия по планированию и развитию команды с акцентом на кросс-функцио- нальные взаимодействия и построение отношений. Матрица помогает идентифицировать заинтересованные стороны проекта и их влияние на различные параметры проекта, и по сути она становится катализатором развития более всесторонних карт интерфейсов и планов развития команды. В дополнение к этому лидеры проекта используют матрицу для бенчмаркинга производительности интерфейсов команды и нужд развития организации.

Построение команды

<< | >>
Источник: Драган 3. Милошевич. Набор инструментов для управления проектами / — М.: Компания АйТи; ДМК Пресс. — 729 с.. 2008

Еще по теме ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАТРИЦЫ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН:

  1. ПОСТРОЕНИЕ МАТРИЦЫ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН
  2. ЧТО ТАКОЕ МАТРИЦА ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН?
  3. МАТРИЦА ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН
  4. МЕНЕДЖМЕНТ ДЛЯ ЗАИНТЕРЕСОВАННЫХ СТОРОН
  5. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ МАТРИЦЫ КООРДИНАЦИИ ИЗМЕНЕНИЙ
  6. МАТРИЦА «РОСТ-ДОЛЯ РЫНКА» - МАТРИЦА Б КГ
  7. 18. Формальная сторона гласности. - Материальная сторона, именуемая началом общественной достоверности (offentlicher Glaubе). - Положительная и отрицательная сторона общественной достоверности. Верность и полнота вотчинной книги
  8. ЗАИНТЕРЕСОВАННЫЕ ГРУППЫ
  9. Что такое заинтересованные группы?
  10. Концепция заинтересованных групп А. Бентли
  11. 23. Понятие пассивно-заинтересованного.
  12. В чем сущность анализа поведения заинтересованных групп?
  13. § 1. Обращение в суд заинтересованного лица
  14. § 5 ЗАИНТЕРЕСОВАННЫЕ ГРУППЫ И КОРПОРАТИЗМ
  15. Матрица показателей
  16. 4. Сделки, совершаемые заинтересованными и общими директорами и управляющими корпораций
  17. 15.7. Анализ сегмента SWOT-матрицы решений
  18. Как выглядят матрицы возможностей и угроз?
  19. Матрица "товар-марка"