загрузка...

подготовка и проведение пресс-конференций, брифингов, презентаций

  Согласно одному из множества предложенных в литературе определений «Public Relation — это организация общественного мнения в целях наиболее эффективного функционирования предприятия (учреждения, фирмы) и повышения его репутации»[13] Другими словами, нужно создать для организации благоприятный образ в глазах общественности, который поможет ей успешно выполнять свою работу, и в дальнейшем этот образ поддерживать
Одним из средств создания благоприятного образа является организация специальных мероприятий: пресс-конференций, брифингов, презентаций, дней открытых дверей, церемоний открытия, круглых столов и т д В нашей статье пойдет речь
о              пресс-конференции, брифинге и презентации и о том, как их нужно организовать, чтобы достичь поставленных целей как можно более эффективно Будет предпринята попытка определить конкретные методы влияния на поведение и установки людей во время спецсобытия . Этот аспект нам кажется весьма интересным по двум причинам
Во-первых, отношение человека к той или иной информации действительно в огромной степени зависит от того, как и в какой форме ему преподнесли эту информацию
Во-вторых, если говорить о необходимости организовать спецсобытие, мы не всегда имеем возможность выбрать людей, которые будут в нем участвовать, не всегда можно написать им те слова, которые нужно говорить, и т д И тем не менее нужно сделать так, чтобы оно принесло максимально возможный эффект Поэтому постараемся исследовать всю структуру проведения подобных мероприятий
Итак, наши рассуждения будут строиться по следующей схеме . Сначала рассмотрим особенности подготовки специальных мероприятий в системе связей с общественностью, а затем проследим механизмы подготовки и проведения таких мероприятий, как пресс-конференция, брифинг, презентация .

особенности подготовки специальных мероприятий в системе связей с общественностью
Начиная исследование вопросов, связанных с проведением и подготовкой пресс- конференций, брифингов и презентаций, следует определить, что же представляют собой эти специальные события Специальные события — это мероприятия, проводимые организацией в целях привлечения внимания общественности к самой организации, ее деятельности и продуктам[14]
Спецсобытия призваны нарушить рутинный и привычный ход жизни в организации и окружающей ее среде, стать событием для целевых групп общественности . Проведение спецсобытия предполагает некую объективную причину или повод — начало или завершение строительства социально значимого объекта, график ежегодных мероприятий, вывод нового продукта на рынок, юбилей Однако и при отсутствии явного повода его можно создать и сделать из повода событие Таким поводом может быть выпуск стотысячного автомобиля или появление шестимиллиардного жителя Земли
Успешное спецсобытие требует подготовки более серьезной, чем это обычно предполагается зрителями, участниками и приглашенными Начать следует с четкого определения цели спецсобытия, согласования ее со всеми заинтересованными сторонами . Цель нужно довести до сведения всех участников подготовки мероприятия Это помогает избежать разнонаправленности действий и достичь принципиальной скоординированности усилий Цель может быть конкретизирована перечнем задач Например, целью конференции может быть поиск путей решения социально значимых проблем Эта цель предполагает решение задач: пригласить представителей заинтересованных сторон, построить схему обсуждения проблемы, обеспечить информирование общественности о ходе и результатах дискуссии
Цели и задачи специального события определяют круг участников и их роли, состав приглашенных Далее разрабатываются детальная программа и сценарий, расписанный по минутам Все возможные варианты отклонений от сценария необходимо предусмотреть заранее. События не должны выходить из-под контроля. Экспромтов и сюрпризов для организаторов спецмероприятия не должно существовать — их следует оставить только для публики[15] .
Мероприятия, имеющие значение для общественности более широкой, чем сами участники, предполагается освещать в СМИ Важно подготовить необходимые условия для работы журналистов . Отсутствие условий для своей работы на объекте журналисты воспринимают как пренебрежение конкретным СМИ, общественным мнением, и потому освещение события может получить негативный оттенок Основными событиями, организация которых относится к компетенции PR, являются: церемонии открытия, приемы, посещения, презентации, конференции, дни открытых дверей, круглые столы, выставки Далее будут рассмотрены пресс- конференции, брифинги и презентации

Пресс-конференция
Форма информационного общения во время пресс-конференции является наиболее привычной и привлекательной для журналистов
Итак, что такое пресс-конференция? Это встреча журналистов с представителями государственных учреждений, общественно-политических организаций, коммерческих структур, имеющая целью предоставление СМИ фактографической, проблемной и комментирующей информации[16]. Пресс-конференция предполагает авторитетность источника новостей (ньюсмейкера), получение информации «из первых рук», возможность проверки сведений и уточнения версий с помощью вопросов
В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяется несколько этапов, каждый из которых имеет характерные особенности: планирование пресс-конференции; оповещение СМИ; подготовка пресс-конференции; проведение пресс-конференции; окончание пресс-конференции
Цикл мероприятий вокруг пресс-конференции завершает пресс-клиппинг — контроль и анализ вышедших в СМИ материалов, которые крайне необходимы как для определения степени эффективности акции, так и для формирования планов на будущее
Мы рассмотрели процесс подготовки и проведения довольно сложного мероприятия — пресс-конференции . Однако существует еще и мини-пресс-конференция, а именно брифинг.
Брифинг
Брифинг — это «младший брат» пресс-конференции . Основная разница между пресс-конференцией и брифингом — во временных отрезках, которые на них отводятся
Брифинг — это короткое оперативное выступление уполномоченного лица перед журналистами по свежим следам важных событий[17] .
Проведение брифинга по времени не превышает 15-30 мин . Такой короткий временной промежуток позволяет ньюсмейкеру постоянно удерживать ситуацию в руках . 5-10 мин из этого времени занимает предварительное выступление, как правило, это заявление или меморандум, а 10-20 мин отводится для блиц-ответов на вопросы журналистов
Формат брифинга предполагает, что вопрос, поднимаемый на нем, не требует обсуждения и организация, проводящая брифинг, имеет однозначную позицию по

этому вопросу. Проведение брифингов характерно для международных мероприятий, официальных заявлений государственных органов
Существенным дополнением к сказанному является скромный внешний антураж брифинга Во время брифинга не подаются минеральная вода, бутерброды и т п Более того, брифинг лучше всего проводить стоя, не рассаживая как журналистов, так и ньюсмейкеров
Презентация
Такая форма выдачи информации, как презентация, может быть также названа пресс-конференцией плюс, поскольку соответствующая часть: сбор журналистов и ознакомление их с некоторыми сведениями — присутствует на любой презентации . Нередко пресс-конференция легко переименовывается в презентацию и наоборот без всяких дополнительных действий
Проведение презентации включает следующие этапы Определение цели: привлечение новых клиентов; формирование имиджа в деловой среде; привлечение новых партнеров — поставщиков, потребителей, инвесторов, рекрутирование новых занятых, улучшение отношений с местной общественностью или администрацией . Генерирование идеи (основного замысла) презентации и ее концептуализация; определение места и сроков проведения, состава участников — хозяев и приглашенных; примерного бюджета.
Разработка сценария (программы) . Открывает и ведет программу должностное лицо фирмы, представляющее ее Это может быть руководитель службы PR или службы маркетинга Ведущий должен уметь хорошо говорить, иметь хорошую дикцию и уметь вести себя публично
Возможный сценарий презентации может строиться по следующей схеме: ведущий представляет руководителей фирмы присутствующим и наоборот — присутствующих отдельных наиболее интересных лиц всем остальным; показывается видеофильм длительностью 7-12 мин с сюжетами, отражающими инновационность, общественную значимость, актуальность, оригинальность, творческую/технологическую/научную/художественную новизну объекта презентации; ведущий просит представителей фирмы сделать краткие сообщения (по 2-5 мин) по вопросам, потенциально интересным для присутствующих, показать (желательно в действии) продукцию фирмы — если не в реальном воплощении, то в макете, на диапозитивах/пленках с помощью проектора, другой демонстрационный материал; представители компании-хозяйки отвечают на вопросы присутствующих; слово предоставляется гостям для выступления с замечаниями, комментариями, пожеланиями и поздравлениями; приглашенным вручаются сувениры, рекламные листки, памятки, значки; коктейль/банкет/фуршет, а также развлекательная, менее формальная часть, предоставляющая приглашенным возможность установления контактов

с представителями компании-хозяйки и друг с другом, неформального обмена информацией Установление таких контактов для многих участников может быть одной из основных целей посещения презентации Это следует использовать и организаторам: пригласив интересных персон, можно рассчитывать на приход ряда других нужных компании людей[18]
Для того чтобы начать готовить то или иное мероприятие, необходимо очень четко определить его цели или то, что мы хотим получить как результат его проведения . Презентация не является исключением . Можно сказать, что « . . глобальной целью каждой презентации является убеждение »[19] ваших гостей в том, что вы именно такие, как хотите себя преподнести, или что ваш товар самый необходимый и качественный и т. д.
Невозможно приспособиться к различным ситуациям, не определив типа презентации
В зависимости от того, что нам нужно представить, презентации можно разделить по разным основаниям на несколько групп Презентация общественной организации (фирмы, акционерного общества, корпорации и т. п . ) . Целью такой презентации прежде всего является создание имиджа этой организации Презентация коммерческой организации или бренда. Цели такой презентации ясны: создание осведомленности о марке, формирование имиджа, демонстрация своих преимуществ перед конкурентами, заявление о своем существовании, основная и конечная цель — увеличение прибыли
И в тех и в других организациях могут быть внутренние и внешние презентации . Внутренняя презентация — проводится в рамках одной организации, когда один из сотрудников обращается к своим коллегам Они в свою очередь делятся на «восходящие (подчиненные что-либо представляют вышестоящим по служебной лестнице сотрудникам организации) и «нисходящие» (выступление руководства) Внешняя — подается аудитории вне организации, которую представляет коммуникатор Такая презентация требует гораздо более тщательного планирования, чем внутренняя
Рассмотрим далее схему проведения презентации . Презентация — это цепь накладывающихся друг на друга событий, а именно: пресс-конференционная часть; презентационная часть; неформальное общение; сопровождение (дополнение) общения; прощание
На пресс-конференцию следует приглашать всех: и журналистов, и нежурнали- стов. Но 80-90 % из числа нежурналистов эту часть, скорее всего, проигнорируют. Приглашенным обычно рассылаются специальные приглашения с информацией,
позволяющей гостю оценить целесообразность своего присутствия В приглашении следует указать место, время проведения презентации, программу, состав участников и гостей, а также ориентиры и способы достижения места проведения
Публичные выступления на пресс-конференциях, брифингах и презентациях
Одна из целей проведения рассмотренных выше видов спецмероприятий — создать благоприятную обстановку для информирования . Однако очень важным является и сам процесс передачи информации В связи с этим проанализируем назначение и правила подготовки публичных выступлений
Публичные выступления широко используются как самостоятельное и довольно эффективное средство установления и поддержания информационных связей компании с различными категориями общественности Кроме того, публичные выступления всегда сопровождают комплексные PR-мероприятия.
Хорошо подготовленное и реализованное в нужный момент публичное выступление может оказывать на общественность фирмы не меньшее воздействие, чем дорогостоящее и длительное PR-мероприятие.
Публичные выступления руководителей и специалистов организации на пресс- конференции можно рассматривать как наиболее авторитетный первичный источник информации, используемой и распространяемой в дальнейшем различными изданиями, радиостанциями и телевизионными компаниями
Правильно подготовленное и реализованное публичное выступление позволяет продемонстрировать открытость компании и ее готовность решать сложные вопросы в режиме диалога представителями различных категорий общественности
Публичные выступления руководителей и специалистов по связям с общественностью требуют определенной подготовки — подготовки текста выступления и подготовки самого выступающего лица.
В написании и редактировании будущего текста обязательно должен принимать участие предполагаемый оратор В зависимости от его квалификации и опыта общения с аудиторией могут быть подготовлены: полный текст публичного выступления; отдельные тезисы выступления; краткий план или простой перечень обсуждаемых вопросов .
От правильной оценки аудитории (как качественной, так и количественной) во многом зависят ход самого выступления и его конечный результат
Качественный анализ аудитории может быть проведен по таким признакам, как возраст и пол присутствующих, их национальность, социальный статус, уровень образования, профессиональная принадлежность, а также характер взаимоотношений с компанией, организовавшей публичное выступление Этот характер определяется принадлежностью присутствующего на публичном выступлении к одной из многочисленных категорий общественности компании и целью посещения данного мероприятия
Следует отметить, что наличие среди присутствующих на публичном выступлении большого количества профессионально подготовленных слушателей дает возможность выступающему более активно использовать специальную терминологию

Количественная оценка аудитории позволяет выбрать для проведения публичного выступления наиболее подходящее помещение, обеспечить его оптимальную наполненность и более удобную рассадку присутствующих
Планирование публичного выступления начинается с определения его общей темы и конкретизации входящих в нее вопросов Определяется общая продолжительность выступления в целом и его отдельных частей В ходе выступления необходимо придерживаться регламента, избегать чрезмерной затянутости речи и необоснованных повторов ее отдельных положений
контрольные вопросы и домашние задания Раскройте особенности подготовки специальных мероприятий в системе связей с общественностью В чем специфика проведения пресс-конференции, брифинга и презентаций и какова их роль? . Значение публичных выступлений на пресс-конференциях, брифингах и презентациях
<< | >>
Источник: Киселёв А. Г.. Теория и практика массовой информации: подготовка и создание медиатек. 2011

Еще по теме подготовка и проведение пресс-конференций, брифингов, презентаций:

  1. Проведение презентации
  2. Подготовка к презентации
  3. ДУПЛИЦИРОВАНИЕ - ОСНОВНОЕ УСЛОВИЕ УСПЕШНОГО ПРОВЕДЕНИЯ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
  4. 14.2. Подготовка международной конференции
  5. Подготовка к презентации исходя из знаний личностных характеристик клиента.
  6. Что надо знать о планировании и проведении web- конференций?
  7. Подготовка общего собрания членов партии (партийной конференции)
  8. Глава 7 КАК ПРЕОДОЛЕВАТЬ ПРОБЛЕМЫ, СВЯЗАННЫЕ С ПРОВЕДЕНИЕМ ПРЕЗЕНТАЦИЙ И СЕМИНАРОВ
  9. Статья 41. Проведение учредительных собраний (конференций) адвокатов
  10. 4. Подготовка и проведение переговоров
  11. § 4. Подготовка к проведению следственного эксперимента
  12. Подготовка и проведение устного доклада
  13. 2.2.2. В какие сроки происходит подготовка и проведение референдума?
  14. 3.3.1. Подготовка к проведению аттестации рабочих мест по условиям труда
  15. 2.3.1. Подготовка к проведению аттестации рабочих мест по условиям труда
  16. Часть 3. Психологическая подготовка к проведению собеседования.
  17. Методика подготовки и проведения ситуационных семинаров
  18. 8.6.2. Подготовка и проведение оценки деятельности персонала
  19. Методика подготовки и проведения ситуационных семинаров