Структура отчета и работа по его подготовке


Наиболее распространенной формой подачи информации аналитиком является отчет. Такой отчет может быть о событии, об объекте, о ситуации, об изменениях... На основе такого отчета можно легко составить и краткую справку, и план брифинга.
Подготовка отчета — это достаточно кропотливая работа, которая совершается по этапам и включает в себя следующую последовательность действий: четко определяется цель составления документа и основная его идея; с учетом цели и на основании содержания исходных материалов составляется заголовок будущего документа (размером

не более двух предложений), в котором излагается главная его идея; формулируется вводный абзац, обобщенно раскрывающий суть всего документа с обобщенной ссылкой на первоисточники информации; кратко перечисляются основные аргументы, подтверждающие основную идею документа; описание тенденций описываемых событий, заключение о вероятных перспективах и предложения по использованию ситуации в своих целях; в приложение выносится вся остальная информация.
Четко определяется цель составления документа и основная
его идея.
По цели это могут быть следующие варианты: текущий (плановый); разовый (по заданию); инициативный.
Цель должна формулироваться максимально сжато и понятно. Например, показать возможность выхода на рынок стройматериалов Самары нового игрока, пользующегося поддержкой крупной ФПГ.
С учетом цели и на основании содержания исходных материалов составляется заголовок будущего документа (размером не более двух предложений), в котором излагается главная его идея.
Заголовок должен отражать основную идею отчета и быть понятен. Например - Самарская область: выход в ближайший квартал на рынок стройматериалов компании XXX со значительными ресурсами и агрессивными планами, поддерживаемая компанией УУУ.
Формулируется вводный абзац, обобщенно раскрывающий суть всего документа со ссылкой на первоисточник информации. Этот абзац должен ответить на вопросы, кто, что, где, когда, при каких обстоятельствах, — в части, касающейся основного содержания. Например, в период с 01.06.2003 по 01 09.2003 на рынке стройматериалов Самарской области начнет действовать новая компания XXX. Данная компания является аффилированной структурой ФПГ УУУ и полностью поддерживается ее 230
президентом И.И. Ивановым В планы XXX входит захват не менее трети рынка в течение ближайшего года и вытеснение таких игроков, как ППП и ООО.
Далее приводятся основные аргументы, подтверждающие положения вводного абзаца.
Затем идет характеристика тенденций описываемых событий, делаются заключения о вероятных перспективах и вносятся полезные предложения по использованию ситуации в своих целях (принятию конкретных превентивных мер для предупреждения или ликвидации негативных последствий описываемых событий, либо развитию их в желательном направлении).
Заголовок
Заголовок — это первый шаг в процессе осмысления читателем вашего доклада. После прочтения заголовка тот, кто читает отчет, должен четко понимать, нужна ему эта информация или нет. Заголовок — это обязательство перед читателем дать ему определенную информацию, обязательство, создающее у него определенное ожидание. Заголовок должен передавать вашу главную мысль (синтезированное изложение сути) в сокращенном виде.
Примеры заголовков.
Никарагуа: давление на политику правительства в отношении борьбы с наркотиками.
Иран: возобновление программы обогащения урана.
Управление кадров: сокращения бюджета на развитие персонала.
Перед работой над документом постарайтесь придумать заголовок. Это заставит вас нацелиться на главный вопрос, который вы хотите осветить в своей информации. Если вы не смогли выкристаллизовать в заголовке общую область вашей информации - вы не продумали вопрос и не знаете, каким будет ваш материал, т.к. заголовок и формулировка сути полностью довлеют над остальной частью информации.
Всегда сравнивайте свой заголовок с первым предложением: в полной ли мере они подходят друг к другу? Убедитесь в том,
что обещанное вами в заголовке тесно связано с первым предложением текста.
Заголовок можно построить по-разному. Обращается внимание на территориальное положение или сферу интересов.
Пример. Бразилия: неудачи с контролем над вырубкой леса.
Затем подчеркивается тема сообщения.
Пример. Международные финансы: проблемы и перспективы стран-должников.
вводный абзац
Если вы не можете описать суть проблемы в одном предложении, вы не сделали анализа. Вводным абзацем или самым главным можно назвать: синтезированное изложение доводов; суть дела в целом, общая картина; событие и его актуальность; главное суждение или утверждение; основное мнение или главный вопрос.
Во вводном абзаце необходимо выразить суть простыми повествовательными предложениями, синтезирующими информацию в аналитическое утверждение. Вводный абзац должен давать ответ на три вопроса: что происходит? — это должно быть значительное отклонение от обычного положения дел, дающее вам право привлекать внимание ответственных лиц к проблеме; ну и что? — важность происходящего; почему? — мотивы, причины или силы, стоящие за происходящим.
Выявите суть вашей работы и изложите ее. Заставьте себя ответить по крайней мере на два основных вопроса: Что происходит? В чем состоит значительный отход от нормы? Что случилось нового и необычного? Почему нужно обратить на это внимание? И что дальше? Каковы последствия? Почему об этом нужно беспокоиться?

Основные суждения (утверждения) или аналитические предложения по тематике
Первое предложение в вашем сообщении является вашим изложением синтеза данных (суть дела, главное утверждение). Это высшая степень обобщения в написанном и служит общим указателем и ориентиром для всего сообщения.
Убедитесь в том, что ваше синтезированное изложение сути и заголовок точно подходят друг к другу. При этом избегайте дословной передачи, чтобы первое предложение не повторяло заголовка и не вызывало у читателя чувства уже виденного. Начинайте каждый абзац или параграф с основного утверждения, т.е. с самого важного вопроса, который вы хотите осветить в данном абзаце или параграфе. Когда вы хотите начать новый абзац, еще раз взгляните на синтезированную формулировку сообщения (на заголовок и первое предложение первого абзаца), чтобы убедиться, что главное утверждение подтверждает ее. Остальная информация в абзаце или параграфе должна доказывать, подтверждать или объяснять смысл главного утверждения. Читатель должен иметь возможность взять из вашего сообщения только главное утверждение и понять смысл, ход и логику того, что вы сообщаете.
Параграф, построенный по принципу перевернутой пирамиды
От общего к частному. Каждый параграф начинается с главного утверждения или высказывания. Остальные предложения в параграфе обосновывают, подтверждают или объясняют главное утверждение. Они пишутся на основании имеющихся источников данных и располагаются в следующем порядке: уменьшения важности информации; от высшей степени обобщения к низшей или от общего к деталям.
Таким образом, параграф начинается с ударной фразы и заканчивается мелочами. Такая конструкция позволяет заня
тому читателю ознакомиться с самым важным в первую очередь.
В каждом параграфе излагается только один главный вопрос — главное утверждение полностью контролирует все остальное в параграфе. Каждый параграф должен включать в себя от двух до пяти предложений. Меньше — это уже не параграф, а больше — сложно для восприятия.
Варианты построения параграфа. Параграф, построенный по принципу перевернутой пирамиды, может быть трех вариантов. Они отличаются друг от друга степенью обоснования главного утверждения.
Вариант 1.
Параграф начинается с главного утверждения. За главным утверждением следует изложение доводов и доказательств. Это факты, доказывающие правильность главного утверждения. Они приводятся в порядке уменьшения важности, или от высшей степени обобщения к низшей, или от общего к частному или деталям. При необходимости исполнитель документа обращается к источникам данных. Если уместны контекстуальные данные, ими заканчивается параграф. Это данные из какого-либо источника, придающие своеобразие и сочность сообщению, составляющие его задний план. Это высказывания типа «А кстати...», которые, строго говоря, не являются фактами.
Вариант 2.
Параграф начинается с главного утверждения, являющегося в нем основным мнением. За главным утверждением следуют второстепенные или вторичные мнения. Они позволяют дополнительно проанализировать или понять главное утверждение и следуют в порядке уменьшения их важности или от высшей степени обобщения к низшей и детализации. Можно поступить иначе — создать параграф размышлений, предпосылок и предположений. Предупредите читателя об этом словами «мы вторичные мнения», «мы (пред)полагаем», «мы считаем». Они позволяют дополнительно проанализировать или понять главное утверждение и следуют в порядке уменьшения их важности или от высшей степени обобщения к низшей и детализации.

Вариант 3.
Параграф начинается с главного утверждения. В параграфе смешивается изложение доводов, второстепенных мнений и контекстуальных данных, при этом доводы обычно идут впереди второстепенных мнений. Они следуют в порядке уменьшения степени их важности или от высшей степени обобщения к низшей и деталям.
Аргументация
В многопараграфном сообщении необходимо так излагать мысли, чтобы в результате получилось стройное логическое изложение. Есть два способа расположения параграфов в определенной последовательности для логического изложения хода мысли.
Большой по объему параграф, построенный по принципу перевернутой пирамиды. Представляйте себе многопараграф- ный ход изложения как одну большую перевернутую пирамиду. Первый параграф начинается с изложения синтезированного суждения. Каждый следующий параграф начинается с главного утверждения, подтверждающего синтезированное суждение. Параграфы выстраиваются в порядке уменьшения степени их важности, или от высшей степени обобщения к низшей, или от общего к деталям.
Более длинное сообщение редко составляется как один большой параграф, построенный по принципу перевернутой пирамиды. Но каждый раздел в сообщении строится таким образом.
Внутренняя формула. В большинстве сообщений ход мысли следует по некой внутренней логике. Наиболее распространенной является следующая схема: синтез — это ваше синтезированное суждение, картина в целом, отправной момент, что собственно произошло; доказывание или обоснование — это доказательства в подтверждение вашего суждения; взгляд на события - это более широкий взгляд или проникновение в суть центральной мысли;
перспективы или что следует ожидать— перспективные суждения с большей подробностью, чем в синтезированной формулировке сути; значение для заказчика или для пользователя информации — это ваше мнение о значении предыдущих оценок для интересов заказчика или потребителя вашей информации, причем мнение более подробное, чем в синтезированном суждении.
В отличие от неструктурированной информации структурированную гораздо проще презентовать заказчику. Это удобно делать в виде таблиц, графиков и диаграмм. Главное, соблюдать несколько правил: не перегружать информацией одну таблицу или диаграмму; составлять таблицы и диаграммы так, чтобы присутствовало наглядное (визуальное) сравнение.
<< | >>
Источник: И.Ю. Нежданов. Аналитическая разведка для бизнеса. 2008

Еще по теме Структура отчета и работа по его подготовке:

  1. 6.6. Анализ данных и подготовка заключительного отчета
  2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СВОДНОГО ОТЧЕТА О ХОДЕ РАБОТ
  3. Глава 27. ПОДГОТОВКА, РАССМОТРЕНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ОТЧЕТА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНОГО БЮДЖЕТА
  4. ЧТО ТАКОЕ СВОДНЫЙ ОТЧЕТ О ХОДЕ РАБОТ?
  5. РАЗРАБОТКА СВОДНОГО ОТЧЕТА О ХОДЕ РАБОТ
  6. 8.3.2. Служебное задание и отчет о выполненной работе
  7. ПРОВЕРКА СВОДНОГО ОТЧЕТА О ХОДЕ РАБОТ
  8. 322. В каких случаях отстранение работника от работы, его увольнение или перевод на другую работу могут быть признаны незаконными?
  9. 8.2.5.1. Требования к отчетам и к иерархии отчетов
  10. Подготовка законодательной работы для Второй Думы.
  11. ЮРИДИКО-ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ЗНАНИЯ В ПОДГОТОВКЕ РУКОВОДИТЕЛЕЙ ПОО К РАБОТЕ В ЭКСТРЕМАЛЬНЫХ УСЛОВИЯХ.
  12. Структура работы
  13. 18.5. СТРУКТУРА И ОБЪЕМЫ РАБОТ ?
  14. 14.4. СТРУКТУРА РАЗБИЕНИЯ РАБОТ (СРР)
  15. 6.4. ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА ПРОЕКТА И ЕГО ВНЕШНЕЕ ОКРУЖЕНИЕ
  16. § 2. Численность персонала и его структура
  17. 15.2. Структура плана маркетинга и последовательность его разработки
  18. §1. Понятие правосознания и его структура
  19. 19. ПОНЯТИЕ ПАРЛАМЕНТА И ЕГО СТРУКТУРА