загрузка...

Подготовка и проведение устного доклада


Основы эффективного представления устной информации
Зачем нужно уметь эффективно представлять устную информацию? Вопрос по теме может быть задан вам в любой момент. Заказчик информации может попросить пояснить что-то из вашего отчета. Вашим слушателем может быть ваш начальник, которому вы должны объяснить, почему необходимо сделать то или это, или им может быть сослуживец или коллега, с которым у вас возникли трудности в процессе согласования. Это может быть также высокопоставленный представитель управления компании заказчика, которого вы должны убедить в правильности вашего анализа. Как аналитик, вы обязаны излагать свои суждения, оценки и знания ясно, сжато и точно, чтобы вас легко понимали. Если навыки устного общения у вас развиты слабо, вам не удастся довести ваш анализ до аудитории и вы оставите у нее отрицательное впечатление.

Подготовка устного доклада
Как и при написании аналитического материала, подготовка хорошего устного сообщения потребует больших затрат времени на разработку концепции, планирование и репетирование самого доклада. Ваш доклад должен соответствовать потребностям и запросам аудитории. Не думайте, что она будет приспосабливаться к вашим нуждам. Постарайтесь сделать свой доклад кратким и предметным. Вы должны излагать свои мысли способом и в формате, легко усваиваемом аудиторией, и который гарантирует передачу сути. По формату доклад должен состоять из вступительной части, текстового блока и заключения с логичными переходами от одной части к другой.
Во вступительной части вы сообщаете аудитории: о чем вы хотите им сообщить и почему это важно для них; какова ваша исходная позиция; порядок представления материала.
Текстовой блок построен в соответствии с порядком, который вы изложили во вступительной части. Текстовый блок предназначен для: обоснования исходной позиции; разъяснения значения или важности проблем; напомнания аудитории последовательности событий; разъяснения причинно-следственные связи; представления хронологической или иной последовательности событий.
Заключительная часть: резюмирует сказанное, акцентирует внимание и усиливает основные пункты, чтобы убедиться в том, что вы довели их до людей с неустойчивым или блуждающим вниманием; может содержать рекомендации или требовать действий; завершает брифинг.
В практике устных докладов принято примерно 10% времени отводить вступительной части, 70% — текстовому блоку сообщения и 20% — заключению.
В ходе доклада, так же как и при написании писменного представления, старайтесь использовать лексику, легко понятную аудитории. Это особенно важно в тех случаях, когда вы
проводите брифинг по малоизвестному аудитории вопросу, по научной или технической проблеме или по теме, имеющей особую лексику. Объясняйте значение слов или фраз, относящихся только к вашему предмету. Не засыпайте слушателей подробностями, не имеющими отношения к делу.
Примерный перечень работ при подготовке устного доклада type="1"> Проанализируйте аудиторию. Для простоты на первых порах используйте следующий перечень вопросов: что уже известно вашим слушателям по излагаемой вами теме? что они должны знать по данному вопросу? что они хотят узнать дополнительно? все ли они имеют в основном одинаковые знания и опыт или они имеют самую разную подготовку? каких взглядов они придерживаются? какие действия они могут предпринять? к каким возрастным категориям они принадлежат? отразится ли как-либо их возраст на каких-либо аспектах вашего доклада? какое мнение они уже имеют по проблеме и о вас? может ли кто-нибудь попытаться опровергнуть ваши аргументы? Кто именно? Каким способом? есть ли у них какие-либо индивидуальные причуды и отклонения? какие чувства они могут испытывать во время доклада (голод, беспокойство, усталость, тревогу)? представляет ли собой аудитория группу с формальными, устоявшимися взглядами или ее члены привыкли к непринужденной, неофициальной манере общения? какие другие особенности аудитории могут отразиться на вашем докладе? какие вопросы могут быть вам заданы? Есть ли у вас ответы на них? Проанализируйте обстановку: является ли доклад плановым или экстренным?
проводили ли вы подобные доклады на эту тему ранее, или будете проводить в будущем еще не раз, или же это разовое мероприятие? какова численность аудитории? сколько времени будет в вашем распоряжении? входит ли ответ на вопросы в отведенное время или оно рассчитано только на подготовленную часть доклада? будете ли вы одним из группы людей, проводящих доклад? Если да, где ваше место в группе? сколько времени будет у вас на подготовку? когда будет проводиться мероприятие? какие другие особенности обстановки могут отразиться на вашем выступлении? Решите, в каком виде вы будете представлять информацию: какой вид выступления лучше всего подходит к вашей ситуации? какие вы ставите цели? хотите ли вы, чтобы слушатели предпринимали какие-либо действия или думали по-вашему? хотите ли вы объяснить им то, что они должны знать, но пока еще не знают? хотите ли вы сообщить им самые последние данные по обстановке, с которой они уже знакомы? собираетесь ли вы научить их, как что-нибудь сделать? Определите свою цель наперед.

Что вы хотите достичь своим выступлением? Можно сформулировать это так: «В конце брифинга я хочу, чтобы аудитория...» Определите главное в своем выступлении, то, ради чего все затевается, его суть. — «Если аудитории запомнится всего одно положение из моего брифинга, я хочу, чтобы это было...» Продумайте стратегию своих действий.
Какая линия или сочетание линий действий будут наиболее подходящими для доклада?
Что будет лучше? Спокойная логика? Тактика запугивания? Намеренно сильный упор на что-либо? Обращение к эмоциям? Дружеская неформальность? Уважительная официальность? Другие подходы?

План выступления
Примерная структура доклада такова: Вступительная часть.
В этой части выступления важно привлечь внимание, установить контакт с аудиторией. Дать аудитории причину слушать (что нового они могут узнать?). Изложить сущность и цель брифинга, отправной пункт информации. Предварительно обозначить основные пункты (что вы собираетесь сказать им?). Основная часть (текстовый блок).
Первый основной пункт. Дать его обоснование, аргументацию. Внутренний переход ко второму пункту.
Второй основной пункт и его обоснование. Внутренний переход к третьему основному пункту.
Третий основной пункт и его обоснование.... Заключительная часть. Подведение итогов. Акцентирование внимания на самом важном. Время вопросов и ответов.
Проведение выступления
Делайте вид, что все хорошо. По крайней мере старайтесь выглядеть спокойным и уверенным. Покажите, что ваше занятие доставляет вам удовольствие. Сделайте ваше выступление простым. Сохраняйте зрительный контакт с аудиторией, особенно с человеком, попросившим провести брифинг, и со всеми задающими вопросы. Несмотря на то, что вам приходилось слышать, не фокусируйте свой взгляд на головах слушателей, так вы потеряете с ними контакт. Смотрите на человека прямо, а не пристально. Старайтесь закончить фразу или пункт, прежде чем переводить взгляд на другого человека. Смотрите на слушателей во всех частях аудитории. Некоторые выступающие отдают предпочтение какой-либо одной части или забывают обращаться к слушателям, находящимся справа или слева. Избегайте слов или звуков, засоряющих речь. Говорите с умеренной быстротой и четко, достаточно громко, чтобы слышали все. Употребляйте короткие, полные предложения. Если вы не можете проговорить фразу на одном дыхании,
значит, она слишком длинная. Пытайтесь менять громкость, темп и высоту вашего голоса. Избегайте говорить низким, медленным, монотонным голосом. Придерживайтесь лимита времени, отведенного на брифинг. Хорошая репетиция поможет добиться этого. Не суетитесь и не волнуйтесь, если что-то случится: вы что-то уронили, опрокинули или плакат упал со стенда. Этим вы привлечете ненужное внимание к случившемуся и к себе. Спокойно нагнитесь и поднимите, если упавшее вам нужно.
Никогда: не принижайте свой брифинг, называя его скучным, трудным, эзотерическим, слишком сложным, ничего нового не дающим и т. п.; не извиняйтесь за что-либо, связанное с брифингом, если это не абсолютно необходимо; не читайте свой брифинг аудитории. Зачитывайте только короткие цитаты и то лишь затем, чтобы гарантировать точность слов. Исключением является свидетельствование в конгрессе; не придумывайте ответ на вопрос. Если не знаете ответа, так и скажите, запишите вопрос и предложите дать ответ позднее; не держите руки в карманах, не звякайте ключами или монетами, не играйте с указкой и — не важничайте.

<< | >>
Источник: И.Ю. Нежданов. Аналитическая разведка для бизнеса. 2008

Еще по теме Подготовка и проведение устного доклада:

  1. 4. Подготовка и проведение переговоров
  2. § 4. Подготовка к проведению следственного эксперимента
  3. 2.2.2. В какие сроки происходит подготовка и проведение референдума?
  4. 3.3.1. Подготовка к проведению аттестации рабочих мест по условиям труда
  5. 2.3.1. Подготовка к проведению аттестации рабочих мест по условиям труда
  6. Часть 3. Психологическая подготовка к проведению собеседования.
  7. Методика подготовки и проведения ситуационных семинаров
  8. подготовка и проведение пресс-конференций, брифингов, презентаций
  9. 8.6.2. Подготовка и проведение оценки деятельности персонала
  10. Методика подготовки и проведения ситуационных семинаров
  11. § 2. Правовое регулирование подготовки и проведения выборов
  12. 3.1. Подготовка информации для проведения краткосрочного управленческого анализа
  13. 1. Подготовка и проведение второго чтения законопроекта в Государственной Думе